Совершенствование информационной системы в ООО «КФС-ЧЕЛНЫ»

С учетом особенностей основных отраслей, в которых работает «ООО «КФС-ЧЕЛНЫ», наиболее вероятный сценарий развития внешней среды для ключевых бизнесов ООО «КФС-ЧЕЛНЫ» включает в себя постоянный рост издержек при стагнации (или даже снижении) цен на готовую продукцию на фоне постоянных инвестиций в сырьевую базу и обновление основных фондов.
В этой связи для ООО «КФС-ЧЕЛНЫ» стратегическими являются следующие взаимосвязанные направления:
Снижение себестоимости добычи и последующей переработки основных видов сырьевых товаров.
Повышение эффективности инвестиционных вложений.
Реализация указанных направлений деятельности ООО «КФС-ЧЕЛНЫ» осложняется постоянным ростом неопределенности и изменчивости внешней среды, что затрудняет использование в практике управления холдингом традиционных инструментов управления на основе долгосрочного планирования, одним из элементов которого является комплексные системы управления компанией класса ERP.
В настоящее время наиболее эффективным является управление на основе быстрых реакций на внешние возмущения с использованием инструментов моделирования ключевых параметров бизнеса и оперативного мониторинга динамики основных показателей внутренней и внешней среды. Данные инструменты позволяют заранее рассчитать наиболее вероятные сценарии развития внешней ситуации и разработать программы внутренний мероприятий для каждого из сценариев.
Система АССОИ является инструментом, способным в полной мере реализовать функционал, необходимый для реализации эффективной системы управления. При этом ключевыми конкурентными преимуществом АССОИ по сравнению с существующими на рынке системами являются то, что весь прикладной функционал, включая внешний вид, данные, процедуры, расчетные механизмы, полностью настраивается конечными пользователями системы без привлечения программистов (в ООО «КФС-ЧЕЛНЫ» это экономисты управления бюджетирования и службы заместителя генерального директора). Это позволяет максимально быстро вносить необходимые изменения в систему для наиболее быстрого и адекватного реагирования на изменения факторов внутренней и внешней среды.
При этом стоимость разработки и сопровождения АССОИ для компании несопоставимо мала по сравнению с альтернативой использования известных на рынке программных продуктов. Это обеспечивается за счет того, что большинство ключевых участников проекта являются штатными сотрудниками экономических и производственных подразделений ООО «КФС-ЧЕЛНЫ», основной мотивацией которых является повышение эффективности и профессионализма по основному месту работы.
Основные задачи, которые реализуются в процессе повышения эффективности системы управления в рамках проекта АССОИ, являются:
Повышение скорости сбора и обработки управленческой информации. Данная задача в целом была решена еще в 2015 году в процессе развертывания базового функционала в составе 4 форм управленческой отчетности (бухгалтерский баланс, прибыли и убытки, налоги, затраты по элементам).
Повышение достоверности отчетности предприятий и сводной отчетности. Данная задача была решена в 2017-2018 годах за счет расширения сферы применения формул при расчете отдельных показателей и применения механизма контрольных соотношений между показателями разных отчетный форм.
Обеспечение сопоставимости отдельных показателей однородных предприятий. Данный процесс был начат в 2017 году и продолжается в настоящее время, для его завершения может потребоваться еще 2-3 года, так как здесь преимущественную роль начинает играть методологическое обеспечение первичного учета и формирования отчетности на уровне отдельных предприятий. Данный процесс уже выходит за рамки собственно автоматизации и требует вовлечения в процесс значительного числа сотрудников как на уровне предприятий, так и на уровне управляющей компании, которые зачастую даже не связаны с автоматизацией.
Обеспечение процесса регулярного анализа для определения резервов роста эффективности производства и выявления узких мест. Данный процесс начал осуществляться в 2018 году и будет продолжаться в ближайшие годы. Основным механизмом реализации поставленной задачи является планирование, учет и последующий анализ отдельных показателей хозяйственной деятельности в разрезе количественных и качественных факторов с последующей денежной оценкой влияния каждого фактора на выполнение отдельных сводных показателей. Среди ближайших задач в этом направлении можно отметить следующие: балансы сырья, балансы производства и калькуляции основных видов продукции, эффективность продаж отдельных видов продукции.
Моделирование финансовых результатов на среднесрочную перспективу (до 10 лет) с учетом оценки влияния факторов внутренней и внешней среды, находящихся вне сферы влияния руководства компании (биржевые цены, курсы валют, инфляция, налоги, действия конкурентов, условия кредитования и т.п.). Основными элементами данной системы являются стратегическое планирование и управление рисками. Данный процесс может быть запущен после выявления основных внутренних резервов проста эффективности и возможности достаточно точного прогнозирования денежных потоков в действующих условиях.
В вышеописанном проекте совершенствования системы управления АССОИ выступает специализированным программным комплексом поддержки принятия управленческих решений, дополняющим учетные системы уровня предприятий (например, SAP R/3 и 1С). Среди ключевых особенностей АССОИ, выделяющих систему в отдельных класс программных продуктов, можно отметить следующие:
Использование в качестве первичных данных информации, которая для отдельных предприятий является сводными формами отчетности.
Относительно небольшой объем обрабатываемых показателей при большом количестве предприятий холдинга, предоставляющих отчетность по ограниченному перечню показателей.
Возможность балансировки натуральных и денежных потоков между несколькими предприятиями в рамках отрасли или дивизиона.
Параллельно с решением основных задач по сбору и обработке информации в процессе настройки отдельных форм АССОИ была отработана технология повышения качества и достоверности комплексных показателей деятельности предприятий, предоставляемых в управляющую компанию.
Ключевыми элементами этой технологии являются:
Контрольные точки, представляющие собой контрольное соотношение, рассчитываемое по определенной формуле, между взаимосвязанными показателями. При этом если контрольная точка, а их может быть несколько на одной форме отчетности, не выходит на целевое значение (обычно это значение равно 0), то форма не может быть помечена как сданная в срок (заблокирована для изменения).
Расшифровки отдельных сводных показателей по единой структуре статей, перечень которых соответствует стандарту финансовой отчетности, в соответствии с которым предприятия ООО «КФС-ЧЕЛНЫ» отчитываются перед управляющей компанией.
Представленная технология используется следующим образом:
При сравнительном анализе отдельных показателей выявляются несоответствия между фактическими значениями и значениями у отдельных предприятий, которые должны быть получены при правильном применении в учете и отчетности правил и рекомендаций, доведенных управляющей компанией до предприятия ООО «КФС-ЧЕЛНЫ».
Создается новая контрольная точка с действующих формах отчетности, в результате которой выявляются ошибки в правилах учета и формирования отчетности у отдельных предприятий

. Если отдельные расхождения можно квалифицировать как особенность учета, то вносится уточнения в формулу расчета контрольной точки.
По итогам анализа причин несоответствия контрольных точек заданным критериям разрабатывается и доводится до предприятий указания о необходимости исправления ошибок в действующую систему учета и отчетности. При этом незначительные ошибки исправляются в течение отчетного периода, а крупные, требующие внесения изменений в учетную политику, исправляются со следующего года.
После достижения состояния, когда в течение 2-3 отчетных периодов у всех предприятий наблюдается сходимость отдельных контрольных точек, эти контрольные точки удаляются, а вместо них производится формульная взаимоувязка первичного значения и производных от него значений.
В результате применения данной технологии за последние 1-2 года удалось существенно повысить качество и достоверность отчетности предприятий ООО «КФС-ЧЕЛНЫ». При этом многие предприятия были вынуждены вносить изменения в существующий у них порядок учета и формирования отчетности, чтобы соответствовать требованиям АССОИ по формированию сводной отчетности.
В ближайшие годы планируется расширение функциональности АССОИ для решения следующих задач (в порядке реализации):
Организация сбора и консолидации балансов сырья, производства и готовой продукции.
Оперативным мониторинг и проведения сравнительного анализа себестоимости переделов по калькуляционным единицам с определением приоритетных направлений по снижению себестоимости и росту извлечения металлов.
Организация управленческого учета капитальных вложений на уровне предприятия ООО «КФС-ЧЕЛНЫ», обеспечивающего управляющую компанию информацией, достаточной для оперативного управления процессом строительства и финансирования на уровне отдельных инвестиционных проектов.
Сбор и анализ технико-экономических показателей с обоснованием инвестиций в мероприятия по повышению эффективности производства.
Экономический анализ инвестиционных проектов с последующим формированием портфеля инвестиционных проектов, обеспечивающего максимизацию денежного потока в среднесрочной перспективе (до 5 лет).
Сбор и обработка макроэкономической и рыночной информации по рынкам и регионам, входящим в сферу интересов ООО «КФС-ЧЕЛНЫ».
Моделирование денежных потоков на среднесрочную перспективу (1015 лет) на основе текущих планов и инвестиционных программ с учетом сценариев для основных макроэкономических показателей.
Разработка формализованной стратегии развития отдельных дивизионов и холдинга в целом.
В конечном итоге АССОИ будет представлять собой «управленческий конвейер», в котором отдельные управленческие задачи будут разбиты на несколько простых задач, каждая из которых может быть поручена рядовому специалисту, обладающему относительно средним уровнем квалификации. При этом каждый специалист будет иметь доступ к общей базе знаний, в которой даны описания типовых ситуаций и рекомендаций по их решению.
В будущем каждый специалист управляющей компании должен будет регулярно выполнять анализ и делать выводы с учетом типовых решений. Эти предварительно обработанные материалы будут поступать руководителю верхнего уровня, который, в свою очередь, также должен сделать определенные обобщения и выводы и затем передать дальше по управленческой вертикали. В итоге высшим руководителям ООО «КФС-ЧЕЛНЫ» должны поступать не сырые данные, а уже обработанные материалы с выводами и предложениями, при этом руководители будут всегда иметь доступ к исходным данным, на основе которых были сформулированы эти выводы и предложения.
Указанный «управленческий конвейер» будет представлять собой следующую схему взаимодействия между службами управляющей компании:
экономическая служба на основе результатов факторного анализа доходов и расходов и калькуляций себестоимости основных видов продукции определяет направления, по которым можно получить максимальный эффект в среднесрочной перспективе;
техническая служба по итогам сравнительного анализа технико-экономических показателей определяет целевые параметры по снижению норм расхода;
техническая служба определяет предприятия и направления, по которым может быть получен максимальный эффект, и предлагает технические решения по их реализации с расчетом необходимых инвестиционных затрат;
служба по инвестициям формирует портфель инвестиционных проектов и определяет наиболее приоритетные с учетом наличия источников финансирования;
экономическая служба при составлении годовых планов учитывает эффект от реализованных инвестиционных проектов и закладывает средства на реализацию новых инвестиционных проектов;
аналитическая служба формирует сценарии развития внешней среды на среднесрочную перспективу;
коммерческая служба определяет возможности по сбыту отдельных видов продукции;
экономическая служба моделирует денежные потоки на среднесрочную перспективу;
аналитическая служба совместно с другими службами формирует стратегию развития компании на основе сценариев развития внешней среды и результатов моделирования денежных потоков компании ООО «КФС-ЧЕЛНЫ».
В результате вышеописанная система управления позволит значительно повысить качество управленческих решений на всех уровнях управления за счет минимизации человеческого фактора при оценке экономической эффективности отдельных управленческих решений.
Внедрение принципов и системы отбора источников информации на исследуемом предприятии требует определить, какое место процесс отбора источников информации займет в существующем процессе разработки управленческого решения
На рисунке 3.1 представлена контекстная диаграмма процесса разработки управленческого решения для «ООО «КФС-ЧЕЛНЫ».
Входами для процесса разработки управленческого решения являются:
внешняя информация (информация о состоянии надсистемы - ближнего и дальнего окружения),
внутренние данные (информация о текущем состоянии организации),
информация о желаемом состоянии организации (цели).
Выходы данного процесса: пакет документов, в которых представлены проектные решения, или информация о том, что проблемная ситуация не была разрешена.
Процесс разработки
управленческого
решения

0
Внешняя информация
(
информация о состоянии надсистемы
–

ближнего и дальнего окружения)
Внутренние данные (информация
о текущем состоянии организации)
Информация о желаемом
состоянии организации (цели)
Пакет документов, в

которых представлены проектные решения
Информация о том, что проблемная

ситуация не была разрешена

Процесс разработки
управленческого
решения

0
Внешняя информация
(
информация о состоянии надсистемы
–

ближнего и дальнего окружения)
Внутренние данные (информация
о текущем состоянии организации)
Информация о желаемом
состоянии организации (цели)
Пакет документов, в

которых представлены проектные решения
Информация о том, что проблемная

ситуация не была разрешена

Рис. 3.1. Контекстная диаграмма
Разработка управленческого решения и подпроцесса А2 Работа с информацией.
Далее в приложении 1 представлена декомпозиция подпроцесса А2.1 Отбор источников информации в виде алгоритма для применения разработанной системы отбора источников.
В таблице 3.1 предложена матрица ответственности, из которой видно, отбор источников информации на предприятии осуществляется специалистом по работе с рынком, в частности, маркетологу