Совершенствование документооборота муниципального учреждения
Зарегистрируйся в два клика и получи неограниченный доступ к материалам,а также
промокод
на новый заказ в Автор24. Это бесплатно.
Введение
Актуальность исследования. Деятельность, связанная с управлением в нашей стране, осуществляется непосредственно через документацию, которая, в свою очередь, является источником и результатом такой деятельности. Работа с документацией тесно связана с основным производственным процессом организации. Наиболее важным недостатком классического управления документами является отсутствие возможности централизованного отслеживания движения документов учреждения в режиме реального времени. Для реализации этого требуются огромные затраты на рабочую силу как при детальном ведении записей и архивов всех подразделений, так и при быстром централизованном объединении всей информации. Отсутствие эффективно используемой технологии управления документами является результатом того, что в случайно выбранный момент трудно с уверенностью сказать, какие документы находятся в работе, указать стадию разработки интересующего вопроса, над чем именно работают художники. В целях повышения качества жизни граждан России на основе использования информационно-телекоммуникационных технологий правительство утвердило федеральную программу развития информационного общества на 2011-2020 годы. Его цели включают в себя: повышение качества и доступности государственных услуг; сокращение цифрового неравенства, то есть услуги в электронной форме будут доступны всем категориям граждан; выход с российского рынка электронных технологий на мировой конкурентный уровень; ощутимое снижение затрат в экономике за счет внедрения стандартных процессов обслуживания граждан. Программа важна и значима, так как переход от учреждений к электронному обороту документации должен осуществляться постепенно, чтобы не причинять неудобств гражданам. В связи с быстрым развитием электронных технологий возникает необходимость в оцифровке документооборота. Это повысит гибкость документов и модернизирует организационные процессы. Актуальность выбранной темы обусловлена цифровизацией документооборота, развитием информационных технологий и современными требованиями к управленческой документации в муниципальных органах власти. В организации рабочего процесса в ДГХиЭ городского округа Самары есть следующие проблемы: -невозможно отслеживать перемещение документов из-за отсутствия единой электронной системы; - потеря документов из-за большого потока документов и сложной структуры организации - маршрутизаторы устарели); -согласительная процедура является слишком длительной, что приводит к несоблюдению сроков представления необходимых документов. В российских государственных и муниципальных учреждениях вообще в связи с постоянно меняющейся нормативно-правовой базой возникают такие проблемы: - потеря документации; - невозможность быстрого отслеживания движения документов -невозможность предоставления необходимой информации в установленные законом сроки; -дублирование документации; -отсутствие своевременного контроля. Устранение проблем позволит более эффективно управлять документами, рациональному использованию информационных ресурсов учреждений и снизит потери (порча) документации, что, в свою очередь, окажет положительное влияние на скорость работы с документами, а, следовательно, ускорит оказание услуг гражданам. Противоречие: между необходимостью совершенствования процесса документооборота в соответствии с изменяющейся нормативно-правовой базой и деятельностью по управлению документами, установленной в ДГХиЭ городского округа Самара. Цель: систематизировать опыт и разработать действия по улучшению рабочего процесса в ДГХиЭ городского округа Самара. Объект работы: оцифровка организации рабочего процесса в ДГХиЭ городского округа Самара. Тема работы-внедрение системы электронного документооборота в ДГХиЭ городского округа Самара. Для достижения цели этой работы необходимо решить ряд задач: 1) изучение содержания концепции "управленческой документации", ее сути, роли в деятельности организации и нормативной базы; 2) изучение особенностей смешанного рабочего процесса в муниципальной организации в современных условиях; 3) дать характеристику деятельности в ДГХиЭ городского округа Самара; 4) анализ системы рабочего процесса в муниципальном правительстве; 5) разработать и обосновать меры по улучшению рабочего процесса в ДГХиЭ городского округа Самары. В этой работе были использованы следующие методы исследования: 1) теоретическое-изучение экономической и управленческой литературы, сравнение, описание; 2) эмпирический-это сбор и анализ информации путем изучения документов в ДГХиЭ городского округа Самара; 3) расчеты абсолютных и относительных показателей; 4) выявление проблем и способов их решения. Работа состоит из введения, раскрывающего актуальность темы работы; три главы, заключение, содержащее основные выводы, список используемой литературы.
Документационное обеспечение управления: сущность, роль в деятельности организации
Успешное управление организацией включает в себя наличие необходимой информации о целях, задачах, состоянии и наличии ресурсов этой организации, а также об условиях, влияющих на потенциал и достижение целей. Однако эта информация, как правило, имеет ...
Документооборот как основная часть системы документационного обеспечения управления
Ключом к осознанному и эффективному управленческому решению, продуктивной и удобной деятельности является своевременность получения и достаточность информации. По мнению экспертов, объем информации в мире удваивается каждые три года, что отражает выс...
Виды документов
Для бесперебойного функционирования и развития любой организации необходима оперативная и стратегическая информация в соответствующей области деятельности. Информация обычно означает совокупность информации, показателей, данных, необходимых для описа...
Общая характеристика деятельности ДГХиЭ
Современный механизм управления городским хозяйством должен иметь не административно-ведомственный, а ориентировочный характер, то есть направление, которое создает условия для повышения качества работы в городском хозяйстве. Основными функциями горо...
Открыть главуОрганизация системы документооборота в ДГХиЭ
Организационные документы составляют правовую основу деятельности муниципалитета и содержат обязательные положения об их осуществлении. Организационные документы включают в себя: * Муниципальные уставы, уставы муниципальных предприятий и учреждений, ...
Анализ документационного обеспечения системы документооборота в ДГХиЭ
Одна из проблем заключается в том, что в ДГХиЭ городского округа Самары не разрабатываются и не реализуются нормативные и методические документы по совершенствованию системы документации администрации. Документационная работа основана на нормативных ...
Открыть главуЭлектронный документооборот – совершенный метод?
В связи с постоянным увеличением объема документов во всем мире, все более широким использованием компьютеров в обработке информации, использованием непечатных носителей необходимо искать новые возможности для освоения и управления документированной ...
Открыть главуМетоды совершенствования системы документооборота и делопроизводства
На данный момент среди методов, направленных на улучшение рабочего процесса, М. С. Козлов выделяет две группы: совершенствование технологии рабочего процесса за счет автоматизации и уменьшение объема рабочего процесса. Первая группа включает в себя в...
Открыть главуСписок литературы
Абуладзе, Д. Г. Документационное обеспечение управления персоналом: учебник и практикум для СПО / Д. Г. Абуладзе, И. Б. Выпряжкина, В. М. Маслова. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 299 с. Андреева, В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ) / В.И. Андреева. - М.: Бизнес-школа Интел-Синтез; Издание 2-е, перераб. и доп., 2016. - 222 с. Баевская, С. С. Профессиональные информационные системы в сфере бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях / С. С. Баевская.// Молодой ученый. — 2016. — № 5 (109). — С. 285-288. Брезгина, И. И. Направления совершенствования документационного обеспечения управления в муниципальных органах власти / И. И. Брезгина. // Молодой ученый. — 2017. — № 51 (185). — С. 146-148. Быкова Н. Н. Электронная отчетность в контролирующие органы Российской Федерации [Текст] / Н. Н. Быкова // Экономика, управление, финансы: материалы IV междунар. науч. конф. (г. Пермь, апрель 2015 г.). — Пермь: Зебра, 2015. — С. 73–76. Быкова Н. Н. Электронный документооборот в финансовой сфере / Н. Н. Быкова // Молодой ученый. — 2015. — № 7. — С. 355–357. Бялт, В. С. Документационное обеспечение управления. Юридическая техника: учеб. пособие для СПО / В. С. Бялт. — 2-е изд., испр. и доп. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 103 с. Варламова Л.Н. Стандартизация управления документами: Учебник. – М.: Изд-во «Термика», 2016. – 427 с Грозова, О. С. Делопроизводство: учеб. пособие для СПО / О. С. Грозова. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 126 с. Документоведение: учебник и практикум для академического бакалавриата / Л. А. Доронина [и др.]; под ред. Л. А. Дорониной. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 309 с. Документоведение: учебник и практикум для СПО / Л. А. Доронина [и др.]; под ред. Л. А. Дорониной. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 309 с. Доронина Л. А. Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении: учебник / Л. А. Доронина. – М.: КноРус, 2018. – 360 с. Доронина, Л. А. Организация и технология документационного обеспечения управления: учебник и практикум для академического бакалавриата / Л. А. Доронина, В. С. Иритикова. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 233 с. Дуплий Е. В., Шабашова В. О. Оптимизация системы электронного документооборота в флебологическом центре «Веносан» // Материалы ивановских чтений. — 2016. — № 4–2 (9). Информационное обеспечение- как основной фактор управления хозяйственной деятельностью Арасланбаев И. В., Шамукаева В. В. NovaInfo.ru. - 2015. - T. 1. - № 32. - C. 42–45. Казакевич, Т. А. Документационное обеспечение управления: учебник и практикум для СПО / Т. А. Казакевич, А. И. Ткалич. — 2-е изд., испр. и доп. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 177 с. Казакевич, Т. А. Документоведение. Документационный сервис: учебник и практикум для прикладного бакалавриата / Т. А. Казакевич, А. И. Ткалич. — 2-е изд., испр. и доп. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 177 с. Каширина Е. И. Анализ документооборота// Политематический сетевой электронный журнал КубГАУ, 2017, №129. С. 1-11 Кленина В. И., Софинская Е.Н Внедрение информационной системы электронного документооборота и делопроизводства в органах государственной власти // Кленина В. И., Софинская Е. Н. // Человеческий капитал. — 2012. — № 7. Колышкина, Т. Б. Деловая культура: учеб. пособие для СПО / Т. Б. Колышкина, И. В. Шустина. — 2-е изд., испр. и доп. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 163 с. Колышкина, Т. Б. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство: учеб. пособие для прикладного бакалавриата / Т. Б. Колышкина, И. В. Шустина. — 2-е изд., испр. и доп. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 163 с. Корнеев, И. К. Документирование управленческой деятельности + тесты в ЭБС: учебник и практикум для академического бакалавриата / И. К. Корнеев, А. В. Пшенко, В. А. Машурцев. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 384 с. Королев, И. Д. Актуальные проблемы разработки, внедрения и применения систем электронного документооборота в действующих и перспективных автоматизированных системах, обрабатывающих конфиденциальную информацию / И. Д. Королев, Д. С. Подгорный// Молодой ученый. — 2018. — № 13 (199). — С. 45-50. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие / Н.П. Крюкова. – М.: ИНФРАИздательский Дом, 2016– 268 с. Кузнецов, И. Н. Документационное обеспечение управления персоналом: учебник и практикум для СПО / И. Н. Кузнецов. — М.: Издательство Юрайт, 2019. — 521 с. Кузнецов, И. Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: учебник и практикум для прикладного бакалавриата / И. Н. Кузнецов. — 3-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательство Юрайт, 2019. — 461 с. Могзоев А. М., Ожигов М. А. Совершенствование документооборота в делопроизводстве органов муниципальной власти/ Муниципалитет: экономика и управление, 2018. С. 97-105 Непогода, А.В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации [Текст] / А.В. Непогода, П.А. Семченко - М.: Омега-Л. - 2015. - 408 с. Панасенко Ю. А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: учебное пособие. – 3-е изд. – М.: РИОР: ИНФРА-М, 2016. – 112 с Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления [текст]: учебник / Л. А. Румынина. – 6-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2015. – 224 с. Селезнева, Т. А. Соотношение понятий «делопроизводство», «документационное обеспечение управления» и «управление документами» / Т.А. Селезнева. – Екатеринбург: Изд-во Урал. ун-та, 2016. – №16. – С. 229-240. Турганова, А. Т. Документооборот в сельскохозяйственных организациях, занимающихся растениеводством / А. Т. Турганова// Экономика, управление, финансы: материалы V Междунар. науч. конф. (г. Краснодар, август 2015 г.). — Краснодар: Новация, 2015. — С. 68-73. Управление документами в цифровой экономике: Материалы научно-практич. конф. Москва, 5 декабря 2018 г. / Под общ. ред. М.В. Ларина. М.: РГГУ, 2018. 161 с. Управление документами в цифровой экономике: проблемы взаимодействия: Материалы II Международной научно-практич. конф. Москва, 6 ноября 2019 г. / Под общ. ред. А.Б. Безбородова. М.: РГГУ, 2019. 344 с. Усольцева В. В. Главные тренды российского рынка систем электронного документооборота // Инновационные технологии в образовании и науке: материалы Междунар. науч.-практ. конф. (Чебоксары, 7 мая 2017 г.). — Чебоксары: ЦНС «Интерактив плюс», 2017. — С. 167–170. Хвостенко, Т.М. Современные средства автоматизации документационного обеспечения управления персоналом / Т.М. Хвостенко, Л.Л. Прокопенко, Т.В. Гришанова // Вестник образовательного консорциума. - 2016. - №2 (8). - С. 50-54. Чеботарь, А. О. Тенденции развития систем электронного документооборота в бюджетной сфере / А. О. Чеботарь. // Молодой ученый. — 2019. — № 14 (252). — С. 126-130. Шафеева, Ю. И. Система электронного документооборота в органах государственной власти / Ю. И. Шафеева, Н. Н. Быкова // Молодой ученый. — 2015. — № 23 (103). — С. 78-81. Шрэйтэр, К. О. Электронный документооборот: возможности и преимущества / К. О. Шрэйтэр// Молодой ученый. — 2015. — № 2 (82). — С. 52-55. Шувалова, Н. Н. Документационное обеспечение управления: учебник и практикум для СПО / Н. Н. Шувалова. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 221 с. Шувалова, Н. Н. Основы делопроизводства: учебник и практикум для СПО / Н. Н. Шувалова, А. Ю. Иванова; под общ. ред. Н. Н. Шуваловой. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 375 с. Щеголева С. В. Правовые основы применения системы электронного документооборота в органах государственной власти и органах местного самоуправления // С. В. Щеголева // Вестник воронежского института ФСИН России. — 2011. — № 2. Янковая, В.Ф. Оптимизация документооборота организации / В.Ф. Янковая // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2012. – № 5. – С. 35–41
