Регулирование и обеспечения документационного обеспечения управления в БГТУ

Учреждение образования «Белорусский государственный технологический университет» (далее по тексту – БГТУ) было основано в 1930 году, расположено в г. Минске и на сегодняшний день является одним из ведущих белорусских ВУЗов. В университете ведется подготовка кадров с высшим образованием в сфере лесной промышленности, технологии органических веществ, химической технологии и техники, издательского дела и полиграфии, информационных технологий для сферы экологического туризма и природопользования, центров стандартизации и сертификации, организаций редакционно-издательского, экологического, садово-паркового профиля и других отраслей экономики Республики Беларусь. БГТУ имеет в своем составе в качестве обособленных структурных подразделений учреждения довузовского образования: Гомельский государственный политехнический колледж, Бобруйский государственный лесотехнический колледж, Витебский государственный технологический колледж, Полоцкий государственный лесной колледж, Белорусский государственный колледж промышленности строительных материалов.
Основополагающим и правоустанавливающим документом БГТУ является его Устав. Как учредительный документ, Устав в последней редакции утвержден 14.02.2013 №40/383 и зарегистрирован в Министерстве образования Республики Беларусь. Устав разработан на основании законодательных актов Республики Беларусь. Все принимаемые локальные нормативные (организационные) документы БГТУ должны ему соответствовать.
На основании комплекса нормативно-правовых актов каждая организация или учреждение разрабатывают собственную инструкцию по делопроизводству. Так, основным документом в Белорусском государственном технологическом университете (далее по тексту – «БГТУ») на основании которого ведется работа с документами является Инструкция по делопроизводству в БГТУ, утвержденная приказом Ректора университета № 102 от 01.03.2018 (далее по тексту – «Инструкция по делопроизводству БГТУ»).
Инструкция по делопроизводству БГТУ основана и разработана в соответствии с положениями Закона о делопроизводстве и архивном деле и иных нормативных актах республики Беларусь БГТУ основана и разработана в соответствии с положениями Закона о делопроизводстве и архивном деле и иных нормативных актах республики Беларусь «с целью совершенствования, повышения эффективности и качества документационного обеспечения управления путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними» (п.1).
Инструкция по делопроизводству БГТУ устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в БГТУ, его обособленных структурных подразделениях и филиалах-колледжах (п

. 2.).
Положения Инструкции по делопроизводству БГТУ распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и устанавливают правила подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив, осуществляемые с помощью ручных, механизированных и автоматизированных (компьютерных) технологий (п. 3). Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами и на иные виды документации (плановая, отчетно-статистическая, расчетно-денежная и другие системы документации), независимо от вида носителя, включая регистрацию, учет, контроль исполнения, хранение, в том числе осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Особенности оформления и хранения организационно-распорядительных документов, относящихся к нормативным правовым актам Республики Беларусь, содержащих государственные секреты и иную охраняемую законодательством информацию (служебная информация ограниченного распространения), обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документов, связанных с их рассмотрением, заявлений заинтересованных лиц, обращающихся за осуществлением административной процедуры, и иных документов, связанных с осуществлением административных процедур, регулируются актами законодательства Республики Беларусь (п. 4).
Инструкция по делопроизводству БГТУ представляет собой очень подробный и многостраничный (всего 136 страниц) организационный документ. Структурно этот документ состоит из 20 глав, разделенных на пункты и 43 приложений к нему. Здесь следует отметить, что приложения фактически составляют 1/3 от общего объема всего документа (55 страниц из 136). Аналогичная структура применена и в общегосударственной Инструкции по делопроизводству.
Условно структуру Инструкции по делопроизводству БГТУ можно разделить на общую (с 1 по 7 главу) и особенную части (с 8 по 20 главу).
Главы общей части посвящены общим положениям по документированию управленческой деятельности, бланкам документов, правилам оформления реквизитов и отдельных видов документов и требованиям к текстам документов, а также способам оформления документов, изготавливаемых с помощью технических средств.
Главы особенной части регулируют вопросы, связанные с ведением документооборота, контроля исполнения документов, организацией текущего и архивного хранения документов.
Две последних главы (19 и 20) посвящены особенностям работы с документами в электронном виде непосредственно в секторе документационного обеспечения и порядку проведения копировальных и переплетных работ.
Блок приложений очень обширен