Разработка управленческого решения по оптимизации документооборота в АО «Водоканал-Чита»
Зарегистрируйся в два клика и получи неограниченный доступ к материалам,а также
промокод
на новый заказ в Автор24. Это бесплатно.
Введение
Актуальность темы работы обусловлена тем, что система документооборота выступает основой формирования информационного обеспечения, которое необходимо для принятия управленческих решений. Недостатки в области системы документооборота явно либо скрыто всегда проявляются в деятельности организации, проявляется это, например, как в задержке получения информации необходимой для принятия управленческого решения, так и в риске утраты документов. В условиях интенсивного развития документооборота, единожды установленные подходы к реализации системы документооборота не должны носить застывший характер, их следует анализировать и актуализировать с учетом запросов руководства и персонала организации. Проблема исследования заключается в том, что руководство многих хозяйствующих субъектов не воспринимает систему документооборота как главное информационное звено управленческой деятельности, то есть ей отводят только техническую роль, заключающуюся в фиксации факта поступления и отправки документов. Что нельзя признать верным. Цель работы: выбор оптимального управленческого решения по оптимизации документооборота в организации. Задачи исследования: дать оценку текущей организации документооборота в организации; выделить недостатки в текущей организации документооборота в организации; разработать альтернативные варианты устранения выявленных проблем и выбрать из них оптимальный; задать подход к реализации управленческого решения направленного на оптимизацию документооборота в организации. Объект исследования: система документооборота АО «Водоканал-Чита». Предмет исследования: механизмы системы документооборота АО «Водоканал-Чита». Методы исследования: анализ, синтез, наблюдение, сравнение, опрос. Все указанные методы использованы с учетом их функциональных возможностей, что в итоге позволило обеспечить полноту и достоверность выводов, изложенных в исследовании. Целостность исследования достигается за счет использования метода системного анализа. Информационная база исследования представлена: литературными источниками, публикациями в периодической печати, данными о деятельности организации, выводами автора, полученными в ходе проведения исследования. Структура работы: введение, три главы, заключение, список использованных источников, приложения.
Оценка организации документооборота в организации
В АО «Водоканал-Чита» вопросы, связанные с документооборотом, регламентируются Положением о документообороте и Инструкцией по делопроизводству. Оба документа утверждены генеральным директором АО «Водоканал-Чита» и доведены до сведения заинтересованны...
Открыть главуВарианты оптимизации документооборота в организации
Среди потенциальных направлений оптимизации документооборота в АО «Водоканал-Чита» можно выделить: 1. Выделение в организационной структуре АО «Водоканал-Чита» отдела делопроизводства, и расширение обязанностей по регистрации документов с одного сотр...
Открыть главуОценка альтернатив оптимизации документооборота в организации
Основным критерием выбора наиболее оптимального мероприятия из совокупности альтернатив, выступает затратность мероприятия. В таблице 4 представлены затраты на внедрение мероприятия по выделению в организационной структуре АО «Водоканал-Чита» отдела ...
Открыть главуОформление внедрения проектного мероприятия в деятельность организации
Внедрение в деятельность АО «Водоканал-Чита» мероприятия оптимизации организации системы документооборота за счет введения штрихкодирования документов с потоковым вводом их в электронную систему документооборота должно оформляться следующим перечнем ...
Открыть главуЭтапы и алгоритм внедрения проектного мероприятия в деятельность организации
Диаграмма Ганта в отношении мероприятия по оптимизации организации системы документооборота за счет введения штрихкодирования документов с потоковым вводом их в электронную систему документооборота, представлена в таблице 8. Таблица 8 – Диаграмма Ган...
Открыть главуЗаключение
Проведенное исследование позволило установить, что в организации документооборота АО «Водоканал-Чита» имеются недостатки следующего характера: высокий уровень трудоемкости секретаря, на фоне большого числа документов подлежащих регистрации; не осуществляется сканирование документов и их загрузка в систему документооборота, что оказывает негативное влияние на деятельность отделов организации, поскольку это провоцирует возникновение временных затрат на запрос документов и их получение (особенно в части тех документов, которые были переданы в архив), а также это не позволяет оперативно отслеживать ход проработки вопросов поступающих от заявителей в ситуации, когда для решения вопроса заявителя задействуется несколько отделов организации. Эти моменты в совокупности снижают производительность труда и принятие отдельных управленческих решений. Отмеченные недостатки негативно влияют на производительность труда и оперативность принятия управленческих решений, поэтому они требуют устранения. Для решения выявленных проблем, в области организации системы документооборота АО «Водоканал-Чита», было предложено: 1. Выделить в организационной структуре АО «Водоканал-Чита» отдела делопроизводства, и расширить обязанности по регистрации документов с одного сотрудника до двух. 2. Ввести штрихкодирование документов с потоковым вводом их в электронную систему документооборота АО «Водоканал-Чита». Альтернативные варианты оптимизации системы документооборота в АО «Водоканал-Чита» предложены в целях: повышения оперативности обработки документов, в рамках системы документооборота организации, и скорости доведение документов до исполнителей; повышения доступности информации для отделов организации. Комплексная оценка альтернативных вариантов оптимизации организации системы документооборота в АО «Водоканал-Чита» показала, что в деятельность АО «Водоканал-Чита» целесообразно внедрить мероприятие по введению штрихкодирования документов с потоковым вводом их в электронную систему документооборота, поскольку из пяти выделенных критериев оценки данное мероприятие набрало максимальный балл (5 из 5), то есть оно отвечает критериям: затратности; решения проблемной области; минимальным организационным рискам; максимальному снижению трудоемкости; максимальному приросту производительности труда. Таким образом, мероприятие по введению штрихкодирования документов с потоковым вводом их в электронную систему документооборота АО «Водоканал-Чита» обладает высокой практической значимостью, а, следовательно, может быть апробировано в АО «Водоканал-Чита».
Список литературы
Воронцовский А.В. Оценка рисков: учебник / А.В. Воронцовский. - М.: Издательство Юрайт, 2021. – 179 с. Доронина Л.А. Организация и технология документационного обеспечения управления: учебник / Л.А. Доронина, В.С. Иритикова. – М.: Издательство Юрайт, 2021. – 233 с. Зуб Т.А. Принятие управленческих решений: учебник / А.Т. Зуб. – 2-е изд., испр. и доп. – М.: Издательство Юрайт, 2020. – 332 с. Калач А.В. Организация систем электронного документооборота: монография / А.В. Калач, Д.Г. Зыбкин; ФКОУ ВО Воронежский институт ФСИН России. – Воронеж: Издательско-полиграфический центр «Научная книга», 2020. – 158 с. Колышкина Т.Б. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство: учебное пособие для вузов / Т.Б. Колышкина, И.В. Шустина. – 2-е изд., испр. и доп. – М.: Издательство Юрайт, 2020. – 163 с. Тебекин А.В. Методы принятия управленческих решений / учебник для вузов / А.В. Тебекин. – М.: Издательство Юрайт, 2020. – 431 с. Филинов-Чернышев Н.Б. Разработка и принятие управленческих решений: учебник / Н.Б. Филинов-Чернышев. – 2-е изд., испр. и доп. – М.: Издательство Юрайт, 2020. – 324 с. Шувалова Н.Н. Организация и технология документационного обеспечения управления: учебник / Н.Н. Шувалова. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательство Юрайт, 2021. – 265 с. Ибрагимова С.Р. Современные системы электронного документооборота // Молодежная наука в развитии регионов. – 2019. – Т. 1. – С. 44-48. Коптева К.В., Рюмшин А.В., Смолянинова Н.Н. Информационные системы в ресурсы в управлении организацией // Вестник современных исследований. – 2018. – № 10.2. – С. 115-117. Травкина К.С. Электронный документооборот как фактор эффективного управления бизнес-процессами организации // Трансформация библиотек в цифровую эпоху: традиции и инновации. – 2020. – С. 95-98.
