Разработка системы повышения эффективности работы менеджера по персоналу

Наиболее перспективным способом повышения эффективности работы менеджера по персоналу может быть установление такой системы мотивации, которая завязана на непосредственную оценку деятельности менеджера с помощью результат-ориентированных методов.
Такой формой оценки персонала являются «Управление по целям» (Management by Objectives, MBO) и её аналоги: «Ключевые показатели эффективности» (Key Performance Indicators, KPI) и «Сбалансированная система показателей» (Balanced Scorecard, BSC).
В процессе внедрения MBO в организации появляются:
ясное сформулированное в документах представление о тех компетенциях, качествах и формах поведения персонала, которые приводят к исключительному рабочему результату;
логичная и непротиворечивая система стандартов работы и критериев, позволяющая оценить не только общий уровень компетентности каждого сотрудника и, но уровень развития каждого профессионального навыка, нужного для успешной работы;
мотивирующая и стимулирующая развитие технология оценки персонала;
эффективная система вознаграждения;
обученный применению данной технологии персонал.
Таким образом, в системе MBO выстраивается цепочка «цель – план – стандарт – компетенции – критерии – контроль – оценка». При этом применить уже разработанную в другой организации систему MBO невозможно. Цели, компетенции и критерии для каждой организации разрабатываются индивидуально.
Образец оценки показателей деятельности менеджера по персоналу приведён в приложении 2.
По аналогии с MBO система KPI требует для оценки сотрудников определения ограниченного набора показателей, которые полностью характеризуют ход выполнения и степень реализации задачи, поставленной перед работником или структурным подразделением.
Система KPI может применяться на двух уровнях:
1) индивидуальном – путём разработки и мониторинга KPI работника;
2) коллективном (уровне структурного подразделения, организации в целом) – путём разработки и мониторинга KPI структурного подразделения (организации).
Система KPI должна отвечать следующим требованиям:
измеряемость – возможность количественно измерить каждый KPI;
простота – лёгкость понимания методологии расчёта KPI и его смысла;
связанность с целями – логическая зависимость показателей от хода реализации задач и степени достижения целей;
контролируемость – способность работника или структурного подразделения, за которым закреплён KPI, оказывать влияние на его значение;
согласованность – связь систем KPI индивидуального и коллективного уровней;
объективность оценки – отсутствие влияния субъективных и одноразовых факторов на значение показателя (рост объективности оценки повышает доверие к системе, а также снижает риск злоупотреблений на этапе ввода данных);
полнота – способность набора показателей минимизировать вероятность улучшения показателей за счёт ухудшения других (неконтролируемых) показателей, в результате чего может пострадать общая эффективность;
затратность – оправданность затрат на измерение показателя (затраты на внедрение показателей не должны превышать эффекта от их использования в качестве контрольных показателей);
адаптируемость к стратегии – способность показателя оставаться актуальным при изменении стратегии организации и ситуации на рынке;
адаптируемость к региональной специфике – возможность отражения специфики определённого региона и его стратегических приоритетов;
широта – степень охвата всего набора функциональных обязанностей работника или структурного подразделения;
бесконфликтность – готовность сотрудника или руководства структурного подразделения рассматривать данный показатель в качестве KPI и взять на себя обязательства по его достижению.
При этом надо иметь в виду, что если какой-либо из показателей KPI не удовлетворяет этим условиям, то он может быть оспорен.
Разработку системы KPI для конкретного работника осуществляет его непосредственный руководитель при участии работника путём заполнения специальной формы

.
В форме KPI сотрудника необходимо предусмотреть следующие поля:
цель/задача – кратко оформленная суть, смысл цели/задачи, поставленной перед работником;
срок – дата, до которой данная задача должна быть реализована;
значимость задачи – удельный вес (в долях) данной задачи среди всех задач, поставленных перед работником (сумма удельных весов по всем задачам должна равняться 1);
содержание KPI – кратко оформленная суть, смысл KPI, характеризующего ход выполнения задачи, поставленной перед работником;
значимость KPI – удельный вес (в долях) данного KPI среди всех KPI, характеризующих выполнение данной задачи (сумма удельных весов по всем KPI, характеризующим одну задачу, должна равняться 1);
целевое значение KPI – то значение KPI, которое необходимо достигнуть работнику в установленные сроки для реализации поставленной перед ним задачи;
периодичность замера – характеризует частоту осуществления замеров данного KPI;
кто замеряет (контролирует) – лицо, ответственное за измерение данного KPI;
результат выполнения KPI – фактическое значение KPI на момент, когда задача должна была быть реализована;
результат выполнения KPI в процентах – отношение фактического результата выполнения KPI к его целевому значению;
влияние отклонений на KPI – принцип, исходя из которого, производится расчет KPI в случае отклонения KPI от 100%.
Мониторинг деятельности с помощью системы KPI позволяет в любой момент времени быть в курсе того, на какой стадии находится реализация той или иной задачи.
Осуществлять мониторинг необходимо ежемесячно, ежеквартально и по итогам года. Более частое осуществление мониторинга возможно по желанию непосредственного руководителя данного сотрудника.
Процедура мониторинга состоит в том, чтобы с помощью формы KPI работника, оценить, в какой мере в текущий момент достигнуты целевые значения по каждому KPI по поставленным перед ним задачам.
Результаты мониторинга отражают эффективность деятельности каждого конкретного сотрудника, поэтому они применяются для расчёта компенсационных и мотивационных выплат сотруднику по итогам отчётного периода.
Аналогичным образом разрабатываются показатели KPI и для структурных подразделений, с той лишь разницей, что мониторинг их деятельности осуществляется в любой момент времени.
При этом расчёт показателя выполнения KPI производится по формуле:
KPI = A х (100% + B x Y) + M х (100% + N x Z) + … (1)
где:
– Y, Z – процент перевыполнения/недовыполнения плана по показателю эффективности сотрудника/подразделения на основании мониторинга;
– A, M – веса показателей эффективности (в сумме 100%) при исчислении итогового значения KPI;
– B, N – повышающие/понижающие коэффициенты, применяемые в случае достижения/недостижения плановых значений показателей эффективности.
При невозможности использования одного из показателей производится его исключение, с пропорциональным увеличением удельной доли других показателей.
Эта форма оценки сотрудников очень эффективна при формировании премиальной системы, но если формулируются неясные, неизмеряемые цели, или постановка целей превращается в перетягивание каната между менеджером и подчинённым, то система работать не будет.
Выше мы уже установили (см