Пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами

Любой экономический субъект, в том числе ООО» РН – Юганскнефтегаз» осуществляя финансово-хозяйственную деятельность испытывает необходимость поддерживать движение денежных средств, оплачивая и приобретая материалы, работы, услуги все необходимое собственной жизнедеятельности. Расчеты зачастую производятся через сотрудников предприятия, которые получают от предприятия деньги под отчет. Предприятию, ведущему активную деятельность необходим грамотно организованный контроль хорошо организованный контроль и профессионально поставленный учет подотчетных сумм. Это поможет избежать необоснованных расходов и убытков.
Ошибки, допущенные при расчетах с подотчетными лицами, могут иметь для предприятия серьезные налоговые последствия.
 В перечень подотчетных расходов входят представительские, командировочные расходы, расходы на административно-хозяйственные нужды (приобретение канцелярии, хозяйственного инвентаря, обслуживание офисной техники и аналогичные расходы).
Игнорирование надлежащего оформления подотчетных документов может повлечь налоговые риски в части признания расходов по налогу на прибыль, доходов работников по НДФЛ, а также необходимость начисления страховых взносов на сумму неподтвержденных расходов.
Порядок учета выдачи денежных средств под отчет регламентирован законодательными актами, знать которые обязанность каждого бухгалтера, работающий на данном учетном участке

.
При этом существуют моменты и процедуры в учете подотчетных денежных средств, которые прямо не разъяснены нормативными актами, а налоговые органы часто интерпретируют их в свою пользу. При этом бухгалтерский учет на предприятии рассматривается ими как слабо организованный, т.е. с нарушением законодательства РФ.
Основываясь на наиболее частых ошибках, указываемых аудиторскими компаниями и налоговыми органами можно предложить следующие пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами можно:
1.разработка и внедрение предельно четкого порядка выдачи и возврата подотчетных сумм, положения которого следует изложить и закрепить в локальном нормативном акте.
К примеру, предприятие может самостоятельно разработать Положение «О порядке выдачи денежных средств под отчет, представлении, проверки и утверждения авансовых отчетов» в виде локального нормативного акта. Этот документ позволит обеспечить правильность учета расчетов с подотчетными лицами, а также контроль расходования денежных средств.
Целью Положения является обеспечение правильности учета и контроль при расчетах с подотчетными лицами предприятия.
 В качестве рекомендации можно привести включение в Положение следующих разделов:
-порядок выдачи денежных средств под отчет;
-основание для выдачи денежных средств под отчет;
 -способы выдачи подотчетных сумм;
-сроки выдачи денежных средств под отчет;
-порядок представления авансовых отчетов;
-ответственность за соблюдение данного Положения;
 2.обеспечить особый контроль оформления и предоставления авансовых отчетов и подтверждающих документов;
Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету влекут за собой невозможность признания осуществленных расходов в целях исчисления налога на прибыль, и, соответственно, указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли как не имеющая надлежащего документального подтверждения (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 29.09.2014 № А40-163433/2012).
Пренебрегая приведенными правилами, можно потерять существенную часть расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу.
В Определении ВС РФ от 09.03.2016 № 302-КГ16-450 сказано, что первичные документы признаются оформленными с нарушениями требований закона и не принимаются к учету, если:
- в них отсутствуют сведения, необходимые для идентификации лиц, их подписавших;
- наименование купленных товаров указано нечетко (например, хозяйственные расходы, канцелярские товары, бытовая химия, стройматериалы, расходы, детские новогодние подарки);
- отсутствует дата составления;
- не заполнены графы «Количество», «Цена товара»;
- отсутствует подпись продавца.
3.грамотное ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.
Выдавая работнику, подотчетные суммы для расчетов с контрагентами, следует помнить о максимальном размере расчетов наличными денежными средствами по одному договору, заключенному между организациями, между организациями и ИП.
Согласно п