Пути совершенствования анализа дебиторской и кредиторской задолженности

Важным вопросом является формирование определенной организационной структуры, которая непосредственно осуществляет управление кредиторской и дебиторской задолженностью предприятия. Основные участники процесса представлены на рисунке 3. Наиболее важную роль играет директор, который определяет основные тактические и стратегические параметры политики управления кредиторской и дебиторской задолженностью на следующий год, например, он может проводить переговоры с поставщиками насчет получения дополнительного товарного кредита, либо с клиентами по наиболее важным долгам последних перед ООО «Ромашка».
Директору в этой системе подчиняется бухгалтер, сотрудники отдела продаж, планово-экономический отдел, служба закупок. Все указанные должностные лица или структурные подразделения принимают определенное участие в рамках такого процесса. Сотрудники отдела продаж непосредственно взаимодействуют с клиентами, в том числе звонят им в случае, если они в течение длительного периода времени не погашают свои обязательства по полученным товарам и услугам. Кроме этого, сотрудники отдела продаж проводят переговоры с клиентами, заранее определяют в устной или письменной форме о том, когда клиенты погасят свои обязательства, насколько предприятие предоставляет им право получения товарного кредита и на каких условиях. Кроме этого, сотрудники отдела продаж имеют влияние не только на дебиторскую задолженность, но и на кредиторскую. Дело в том, что если формируется большой заказ, то сотрудники могут предложить клиентам оплатить часть товаров, то есть сформировать кредиторскую задолженность по авансам (рис. 2).
Рисунок 2 – Участники организационной системы управления кредиторской и дебиторской задолженностью предприятия ООО «Ромашка»
Что же касается планово-экономического отдела, то это структурное подразделение анализирует статистическую и бухгалтерскую информацию о том, какой является динамика дебиторской и кредиторской задолженности, какой объем продаж ожидается в следующем году, а значит, каким должен быть лимит дебиторской и кредиторской задолженности. Планово-экономический отдел часто взаимодействует с директором, который может предпринять управленческие шаги для того, чтобы привлечь дополнительное финансирование для предоставления дополнительных товарных кредитов клиентам. Это позволяет несколько расширить объем сбыта, что является выгодным для предприятия. С другой стороны, это может привести к дополнительным финансовым расходам из-за привлечения дополнительных финансовых ресурсов. Именно планово-экономический отдел разрабатывает различные сценарии дальнейшего развития предприятия и определяет оптимальную альтернативу формирования дебиторской и кредиторской задолженности для того, чтобы максимизировать чистую прибыль компании в следующем году. Сотрудники службы закупок также принимают участие в процессе управления дебиторской и кредиторской задолженностью, так как они непосредственно взаимодействуют с поставщиками, то есть получают от них коммерческие предложения о товарном кредитовании.
Сотрудники действуют согласно общей стратегии работы компании, используют выгодные товарные кредиты, что приводит к формированию кредиторской задолженности по полученным товарам, услугам, работам. Этот персонал также работает с возражениями поставщиков, напоминает бухгалтерии о том, что Директор Служба закупок Планово-экономический отдел Сотрудники отдела продаж необходимо погасить свои обязательства перед поставщиками. Таким образом, если сотрудники отдела продаж ответственны за отношения с клиентами по вопросам, связанным с кредиторской и дебиторской задолженностью, то сотрудники службы закупок ответственны скорее за отношения с поставщиками, в том числе и по вопросам дебиторской и кредиторской задолженности

.
Бухгалтерия также играет крайне важную роль в процессе управления дебиторской и кредиторской задолженностью, так как это структурное подразделение систематизирует всю первичную информацию о возникших обязательствах предприятия, а также об обязательствах, которые возникают у контрагентов перед самым предприятием. Без информации, которую предоставляет бухгалтерия, планово-экономический отдел не смог бы выполнить свои обязательства.
Директор вместе с планово-экономическим отделом, определяет оптимальные параметры и направления управления дебиторской и кредиторской задолженностью. Также директор вместе с планово-экономическим отделом осуществляет контроль качества и объемов задолженности. Планово-экономический отдел постоянно проводит мониторинг того, каким является уровень контролируемых показателей, а в случае их отклонения от нормативных значений, сообщает об этом директору. Последний может либо принять управленческие решения, которые будут направлены на восстановление траектории движения дебиторской и кредиторской задолженности, либо предложит внести коррективы в составленные плановые бюджеты. Как было сказано, отдел продаж и служба закупок ответственны за взаимодействие с клиентами и поставщиками по вопросам дебиторской и кредиторской задолженности. Бухгалтерия осуществляет формирование первичной информации, а также систематизирует информацию для ее дальнейшей обработки планово-экономическим отделом и прочими подразделениями компании.
Что же касается обращения документов бухгалтерии, то сначала происходит формирование первичных документов в местах осуществления соответствующих хозяйственных операций. Например, такие документы могут быть получены от поставщиков, клиентов, создаваться отделами продаж и поставок самостоятельно.
Таблица 9 – Матрица ответственности по управлению дебиторско-кредиторской задолженность в ООО «Ромашка»
Директор Сотрудники отдела продаж Планово-экономический отдел Служба закупок Бухгалтерская служба
Систематизация имеющейся информации о дебиторской и кредиторской задолженности. Подготовка информации в удобной для восприятия форме
+
+
Выбор основных параметров и направлений управления дебиторской и кредиторской задолженностью +
+
Взаимодействие с поставщиками по вопросам получения товарных кредитов (кредиторская задолженность за товары)
+
Формирование первичной информации в части, которая имеет отношение к дебиторской и кредиторской задолженности
+
Осуществление контроля качества и объемов дебиторской и кредиторской задолженности предприятия +
+
Взаимодействие с клиентами по вопросам оплаты полученных товаров и услуг
+
Речь идет о различных договорах купли-продажи, счетах-фактурах, прочих документах, на основании которых происходит перемещение товарно-материальных ценностей, предоставление услуг, выполнение работ. После этого соответствующие документы направляются в бухгалтерию, где сотрудники проверяют правильность их составления. Происходит фиксация таких документов во внутренних бухгалтерских аналитических документах, регистрируется сам факт проведения соответствующих хозяйственных операций.
Рисунок 3 – Модель обращения документов, касающихся формирования дебиторской и кредиторской задолженности в ООО «Ромашка»
Такие документы могут быть получены на бумажном носителе, а значит информация о них вносится в систему 1С