Предложения по улучшению документооборота

В связи с выявленными недостатками необходимо издать приказ об утверждении на предприятии графика документооборота. График документооборота представляет собой график или схему, описывающую движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение. Унифицированной формы графика документооборота нет. Предприятия разрабатывают график самостоятельно в зависимости от особенностей своей деятельности. Разработкой графика документооборота занимается главный бухгалтер, а утверждаем - руководитель предприятия. График должен закреплять эффективный документооборот. Он должен предусматривать оптимальное количество структурных подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивают своевременность составления отчетности.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременную и качественную разработку документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в организации осуществляет главный бухгалтер

. Целесообразно вручить каждому работнику выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере его деятельности. График документооборота по учету расчетов с покупателями и заказчиками представлен в приложении 2.
Организация имеет право ввести в форме счета-фактуры дополнительные реквизиты. При этом доработанная форма должна быть утверждена в приложении к приказу об учетной политике. При этом расположение и количество обязательных реквизитов должно оставаться неизменным. В счетах-фактурах недопустимы подчистки и помарки. Отсутствие обязательных реквизитов в счете-фактуре может привести к отказу в вычете по НДС. Поэтому необходимо усилить на предприятии контроль над правильностью и полнотой заполнения первичных учетных документов. Это можно реализовать путем проведения дополнительных проверок первичной документации.
На предприятии неоднократно счета-фактуры выставлялись по истечении срока, превышающего 5 дней. Если продавцом не предоставлен счет-фактура, то до получения такого счета-фактуры покупатель не сможет принять к вычету НДС. Это свидетельствует о необходимости усилить контроль за своевременностью выставления счетов-фактур.
Дополнительная проверка заключается в том, что после составления документа одним работником бухгалтерии другой проверяет полностью этот документ, расписывается за проведенную проверку и несет ответственность за правильность данных наряду с сотрудником, составившим документ