Правила организации и проведения событийных мероприятий

Событийный маркетинг, по сути, является программой управления мероприятием, которая в зависимости от поставленных целей предусматривает выполнение специалистом по событийному маркетингу разноплановых действий – построение логистики, драматургии, сценографии мероприятия.
Организация мероприятия – это каждый раз новый проект, но этапы проведения такого мероприятия всегда одинаковы и последовательны. Одним из основных правил проведения событийных мероприятий является составление четкого регламента по организации и проведению данного событийного действия, который должен включать следующие этапы.
Первый этап – детальное описание, планируемого события. В описании события должны четко указываться такие характеристики: целевая аудитория, основные цели проведения мероприятия, ожидаемый социальный эффект мероприятия, выгоды компании на долгосрочную перспективу.
Второй этап – описание места проведения. Описание места должно включать все необходимые детали от возможностей автостоянки до характеристик электронного оборудования.
Третий этап – составление программы мероприятия. Программа должна включать все детали проведения мероприятия, с таймингом и четкой последовательностью этапов, с возможным перечнем развлечений для заполнения непредвиденных «пробелов».
Четвертый этап – необходимо определить бюджет мероприятия. Важно, чтобы такой бюджет был реалистичным. Особое внимание следует уделить предложениям спонсоров мероприятия и тому подобное. Типичными статьями расходов на проведение мероприятий являются: проезд и проживание; вознаграждения участникам; заработная плата организаторам; аренда места проведения; медицинское и другое страхование; печать промо материала; стоимость аренды или приобретения оборудования.
Пятый этап – определение методов измерения эффективности, проведенного мероприятия

. В рамках этого этапа могут использоваться сразу несколько методов, а именно: измерение эффективности продаж; измерение эффективности коммуникаций (измерение осведомленности аудитории, отзывы, исследование отношения; психологические измерения); результативность медиа-покрытия; анализ затрат и выгод от проведенного мероприятия.
Шестой этап – определить, каким образом будет осуществляться информационная поддержка мероприятия. Аудитория должна быть осведомлена заранее, чтобы запланировать поход на мероприятие. Оптимальным периодом распространения такой информации является период от месяца до двух недель.
Способы распространения информации о мероприятии могут быть разными. К примеру, директ-маркетинг. Такой способ эффективен для корпоративных мероприятий, когда заранее известен круг приглашаемых персон. Также актуальна реклама в СМИ (для корпоративных мероприятий в корпоративных изданиях, а для целевой аудитории бренда на телевидении или в глянцевых изданиях) и наружная реклама. Для молодой аудитории эффективна таргетинговая реклама в социальных сетях.
Среди правил реализации самого мероприятия, можно выделить следующие положения, которые повлияют на его эффективность.
Первое на, что стоит обратить внимание в рамках реализации событийного мероприятия, это на присутствие бренда компании во всех элементах связанных с организованным действием