Постановка задачи на проектирование и программирование;

Разработка и эксплуатация информационной системы;
Тестирование
Создание инструкции по эксплуатации и т.д.
Объектом исследования данной работы является функционал современного отдела по контролю входящих и исходящих документов.
Предметом исследования данной работы является технология работы с входящими и исходящими документопотоками.
1 Теоретическая часть
1.1 Анализ объекта исследования
Проектирование АИС начнем с подробного рассмотрения и описания предметной области и определения основных объектов автоматизации.
В данном проекте в качестве объекта управления, представляющего предметную область, является отдел по контролю входящих и исходящих документов .
Работа с персоналом в таком месте организована по такому правилу: у каждого потенциального сотрудника, пришедшего в отдел и желающего получить копию документа или оставить свой документ собираются некоторые личные данные – название сотрудника, адрес и телефон сотрудника. Если сотрудник не желает выдавать свои данные , на бумагу заносится некоторый заранее заготовленный на такой случай виртуальный пользователь. После получения такого рода информации, секретари отдела выясняют у сотрудника, что он желает, какой документ ему нужен или какой документ он хочет в отделе оставить, оформляют запись по движению документа путем занесения необходимых данных на бумажный носитель . Затем необходимый документ или оставляется в отделе или осуществляется копирование необходимого документа на ксероксе и выдача его сотруднику.
В случае если удалось найти для сотрудника необходимый документ, регистрируется факт выдачи документа и фиксируется дата выдачи. Аналогично происходит и получения документа, только в данным случае получателем является отдел по документам, а сотрудник предоставляет документ в бумажном или цифровом виде.
Учет документов происходит в любом в любом количестве.
Основные недостатки такого подхода:
Отсутствие учета документов;
Отсутствие учета сотрудников;
Отсутствие учета секретарей;
Огромное время обслуживания;
Использования одного потока действия;
Осуществление отчетов только в бумажном виде;
член отдела при обслуживании сотрудников иногда не могут быстро представить всю информацию о каком либо документе;
обновление рукописных прайс-листов на документы трудоемко, из-за чего возникают сбои при обслуживании;
Для исправления данных ошибок необходимо создание и внедрение ИС. Тогда пользоваться услугами отдела по контролю входящих и исходящих документов соответственно будет удобно и выгодно.
1.2 История вопроса
Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности

. До нашего времени дошли документы различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко - и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.)[1] .
Древнейшей техникой документирования было текстовое рукописное письмо. В конце XX века с изобретением пишущей машинки стали применяться средства механизации труда. В 1980 - е годы в управленческую деятельность внедрились персональные компьютеры и стали широко использоваться для создания документов. В настоящее время почти все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение новых информационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами[2] .
В процессе деятельности учреждения создается и функционирует большое количество документов. Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем, при этом, может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Данный процесс записи информации является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы учреждения[3] .
С помощью документации осуществляется:
1) планирование;
2) финансирование;
3) управление;
4) бухгалтерский учет;
5) отчетность.
Отобразив информацию, документ обеспечивает:
1) ее сохранность;
2) сбор (накопление);
3) многократное использование;
4) возможность передачи;
5) возможность обработки информации;
6) использование информации в дальнейшем[4] .
Технология работы с документами имеет следующий порядок: прием и первичная обработка, предварительное рассмотрение и распределение, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, отправка, систематизация (формирование дел) и текущее хранение.
Документы имеют большое значение в управленческом процессе организации, т.к