Последствия и преодоление физико-химических факторов

В соответствии со ст. 17 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации всех форм собственности обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных Федеральным архивным агентством [1, ст.17].
Поэтому принятие мер по предотвращению воздействия отрицательных факторов внешней среды на архивные документы имеет важное значение.
Устранению или же в значительной степени ограничению отрицательного воздействия физических и химических факторов способствуют создание оптимальных условий хранения, в том числе строительством специальных зданий для архивов, обеспечивающих такие условия, специальным оборудованием архивохранилищ и, конечно, постоянным наблюдением за условиями хранения.
Определяющее значение для создания условий, при которых будут обеспечены оптимальные климатические условия хранения документов, а воздействие отрицательных факторов будет сведено к минимуму, имеет проектирование здания самого архива [9, c.25].
Архив может располагаться как в отдельном здании, так и в отдельных помещениях здания.
Запрещается расположение архива:
- в зданиях, где размещены предприятия общественного питания, готовящие горячую пищу, продуктовые магазины и (или) склады, организации, хранящие и (или) применяющие пожароопасные и агрессивные химические вещества;
- в ветхих строениях, деревянных постройках, помещениях, относительная влажность воздуха в которых превышает 55%, и с печным отоплением;
- в подвалах и помещениях, расположенных ниже уровня поверхности земли, за исключением помещений, обеспечивающих защиту от проникновения в них грунтовых, талых и паводковых вод [3, п.3.1].
Стоит отметить, что при размещении и оборудовании архива также учитываются факторы внешней среды. Так, в первую очередь документы необходимо защищать от света, поскольку свет самый опасный и быстродействующий фактор, который разрушает бумагу и текст документов в любых условиях окружающей среды. В результате воздействия света бумага становится желтой, хрупкой, теряет свою прочность; цветные изображения обесцвечиваются. Самым опасным для документов является ультрафиолетовое изучение [29, с.18].
Для предотвращения воздействия света на документы применяются различные приемы. Один из них - строительство здания архивов с хранилищами без окон. Окна рекомендуется размещаться на северной стороне, что уменьшит световой поток; над окнами устраивают козырьки; для застекления окон используют светорассеивающие стекла; стека окон закрашивают светлой краской; завешивают металлическими жалюзи. Использование на окнах занавеси недопустимо, поскольку она собирает пыль, что может способствовать появлению насекомых [10, с.101].
Негативное воздействие на документы, а также их сохранность оказываю резкие изменения условий среды, в частности отключение отопления в зимний период, что приводит к тяжелым последствиям. При таких условиях наряду со снижением температуры в хранилище, начнет повышаться относительная влажность (до 80-100%), появляться конденсат влаги на стенах, потолках, стеллажах, нарастание влажности документов. Включение отопления и прогревание помещения и документов создадут благоприятные условия для плесневения [19, с.23].
Отключение отопления также является фактором появления таких живых организмов, как жуков-притворяшек. В отапливаемых помещениях преобладают насекомые кожееды.
Поэтому в архиве необходимо позаботиться и об отоплении. Отопление может быть местным или центральным, водяным или паровым. Печное отопление запрещено. При оборудовании хранилищ системой кондиционирования воздуха отпадает необходимость в специальном отоплении.
Также архивы должны быть оборудованы системой кондиционирования воздуха или приточно-вытяжной вентиляцией с системой фильтров для очистки воздуха и увлажнения, что создаст оптимальные условия хранения. Хранилище не должно иметь связи с другими помещениями через вентиляционную систему [10, с.101].
В хранилище должна обеспечиваться рециркуляция воздуха с кратностью воздухообмена не менее 2/3 в час [3, п.5.12].
Архив оснащается металлическими стеллажами, шкафами, сейфами, шкафами-стеллажами

. В качестве специального оборудования возможно использование стационарных отсеков-боксов с металлическими перегородками и полками.
Стальные стеллажи могут использоваться для хранения фонодокументов, видеодокументов, электронных документов на обособленных носителях с магнитным рабочим слоем только при условии их размагничивания и заземления.
Эксплуатация деревянных и смешанных стеллажей возможна только после обработки огнезащитным составом [3, п.4.1].
Стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон - с учетом особенностей помещения и оборудования. Размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания или к источникам тепла [15, с.1134].
Стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются по правилам:
- расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - 120 см;
- расстояние (проход) между стеллажами - 75 см;
- расстояние между наружной стеной и стеллажами, установленными параллельно стене - 75 см;
- расстояние между наружной стеной и стеллажами, установленными перпендикулярно стене (обход) - 45 см;
- расстояние между полом и нижней полкой стеллажа - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см;
- расстояние от нагревательных/ отопительных устройств - 100 см;
- расстояние между потолком и верхней полкой стеллажа - 50 см [8, с.212].
Документы на бумажных носителях размещаются на стеллажах горизонтально или вертикально в первичных средствах хранения. В шкафах, боксах, сейфах и другом подобном оборудовании допускается размещение дел без коробок.
Коробки и другие средства хранения нумеруются в пределах каждого фонда, с оформлением ярлыков, на которых указывается номер фонда, номер описи и крайние номера размещенных дел.
Кроме того, составляются постеллажные и пофондовые указатели, где обозначается место размещения документов. Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и прикрепляются на его торцевой стороне. Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в картотеке в порядке номеров фондов.
Обязательным является постеллажный топографический указатель. Карточка такого указателя составляется на каждый стеллаж и содержит следующие сведения: название архива, номер хранилища и/или комнаты, номер стеллажа, данные о местонахождении документов указываются в графической форме [18, с.92] (Приложение 1).
Не допускается хранение фонодокументов, видеодокументов и электронных документов на физически обособленных носителях с магнитным рабочим слоем в архивохранилище с постоянными или переменными магнитными полями напряженностью более 400 а/м. Хранилища должны быть удалены от электродвигателей, трансформаторов, лифтового оборудования, других источников магнитных и электромагнитных полей [17, с.74].
Хранение страховых копий кинодокументов и микрофильмов страхового фонда должно осуществляться в металлических коробках или коробках, выполненных из негорючих материалов.
Хранение кинофотофонодокументов на нитрооснове должно осуществляться отдельно от документов на триацетатной основе в специальных боксах-хранилищах с устройством дополнительной вытяжки воздуха из нижней зоны помещения [2, п.5.2-5.3].
Документ на негорючей основе вначале упаковываются в первичную упаковку, которая препятствует попаданию пыли и влаги, а затем упаковывается во вторичную упаковку, которая должна предохранять от механических повреждений, света и других воздействий среды. Так, в качестве первичной упаковки для кинодокументов и микрофильмов может использоваться тонкая микалентная бумага или пакет из полиэтилена с фольгой; в качестве вторичной упаковки – коробки.
Перед помещением в хранилище документы следует акклиматизировать при температуре 20+3 °С в открытой упаковке: цветные кино- и фотодокументы при влажности 25±5%, черно-белые и страховые копии — при 35±5%