Особенности документооборота в учете экспортных операций

Экспортные операции (как и любые финансовые отношения) начинаются с заключения контракта, но перед подписанием договора должна быть произведена его полная оценка: и с точки зрения оптимальности формы расчетов, цен и сроков поставки товаров, с точки зрения налогообложения и обязательно с юридической стороны.
Поиск потенциальных покупателей осуществляет отдел маркетинга и продаж, основываясь на информации о характеристиках требуемой продукции. Задача отдела маркетинга и продаж состоит в поиске наибольшего количества покупателей из разных регионов России и зарубежья. Полученная информация передается в материально-технический отдел, который устанавливает прямой контакт с потенциальным покупателем и осуществляет контроль за предоставлением договора от покупателя.
Оценка договора осуществляется по следующим направлениям:
1. Вид договора. Существует ряд правовых форм поступления в организацию товарно-материальных ценностей, работ, услуг, среди которых можно выделить две основные: договор купли-продажи и договор поставки. Каждый из этих договоров обладает своими особенностями, преимуществами и недостатками, и поэтому роль правовой оценки заключаемых хозяйственных договоров очень велика. Также проводиться оценка договора согласно действующего законодательства: правильность заполнения, наличие реквизитов сторон, оговорены ли обязательные условия договора, обозначен ли момент перехода права собственности, установлен ли порядок расторжения договора и т.д.
2. Форма расчетов. Существует несколько форм оплаты: безналичные расчеты с использованием платежных поручений, вексельные расчеты, переуступка долга, расчеты наличными денежными средствами, выставление аккредитива, расчеты авансовыми платежами. Хотя наиболее удобной и оптимальной в западных странах считается аккредитивная форма расчетов, но в нашей стране она не нашла массового использования

. В настоящее время, большинство предприятий работают по системе авансовых платежей. Система авансовых платежей связана с долговременным изъятием из оборота средств предприятия. Поэтому необходимо оценить выгодна ли предприятию форма расчетов, предложенная предприятием-поставщиком.
3. Оптимальность цен и сроки поставки. Эти два пункта взаимосвязаны. Необходимо помнить, что организации может быть выгоднее приобрести продукцию дороже, но в более короткие сроки (все зависит от планирования поступления материальных ресурсов), поэтому целесообразно привлечь к оценке оптимальности экономиста предприятия.
4. Оценка договора с точки зрения налогообложения. На этом этапе производится расчет эффективности экспортной сделки с учетом всех накладных расходов и предполагаемого изменения курса валют.
После подписания договора руководителем организации, он регистрируется в реестре договоров, и передается в бухгалтерию для создания информационной базы по покупателю. Директором назначается ответственный за исполнения данного договора. Копия договора храниться у специалиста по внутреннему контролю с целью дальнейшего контроля исполнения договора.
При осуществлении экспортных сделок по предоплате ответственный исполнитель по каждому договору должен еженедельно докладывать директору предприятия о ходе исполнения таких сделок.
В ходе исполнения договора поставщик должен выставить счет на оплату и передать его покупателю. Ответственный исполнитель по договору обязан проконтролировать факт поступления счета на оплату в бухгалтерию организации.
Получив счет на оплату, бухгалтер по расчетам проверяет только правильность его заполнения: указание всех реквизитов, полное наименование продукции, цены, количества, стоимости, суммы НДС, но до момента авторизации не осуществляет никаких проводок.
В случае обнаружения ошибок правильности заполнения счета на оплату в ходе первичной проверки бухгалтер по расчетам должен уведомить ответственного исполнителя по договору о наличии таких ошибок.
Если бухгалтер не обнаружил ошибок в счете на оплату, он должен определить ответственного исполнителя, зарегистрировать счет на оплату в реестре счетов