Организация офиса при приёме посетителя

Одно из необходимых условий высокой эффективности, оперативности и качества работы секретаря, а также условие сохранения высокой его работоспособности в течение всего рабочего дня – организация рабочего места. Мероприятия по организации рабочего места должны проводиться с учётом возможности использования необходимого количества современной организационной техники, её переоборудования, а также с учётом требований к планировке и обсаживанию рабочего места, кроме того, необходимо помнить о требованиях научной организации труда.
Важность особенно тщательной организации рабочего места секретаря определяется ещё и тем фактом, что секретарь, как правило, «лицо предприятия», а потому его рабочее место должно являть собой образец правильной организации труда, организационной и корпоративной культуры всего предприятия в целом. Рабочее место секретаря должно быть спланировано так, чтобы одновременно отвечать требованиям экономии площади помещения, а вместе с тем обеспечивать максимальное удобство при выполнении секретарём своих функций.
Специалисты утверждают, что правильно организованное рабочее место – залог высокой работоспособности и качества труда, в то время как неправильная его организация – одна из главных причин повышенной утомляемости и, как следствие, понижения секретарём своих функций.
Рабочее место секретаря, как правило, располагается в помещении, смежном с кабинетом руководителя, и традиционно именуется «приёмной»

. В идеале офис, помимо приёмной, должен быть оборудован комнатой отдыха или комнатой-кухней, а также отсеком или отдельным помещением для технических средств (копировальных аппаратов, машин для уничтожения бумаг и другой техники для работы с документами на бумажных носителях). В самой приёмной в таком случае должны находиться только те предметы, которые используются секретарём или другими сотрудниками непосредственно в процессе работы.
Основными правовыми документами, определяющими систему норм по регулированию условий и охране труда, являются Конституция РФ, Трудовой кодекс, различные нормативно-правовые акты субъектов РФ, различные типовые правила по охране труда, издаваемые федеральными органами исполнительной власти, органами субъектов РФ, а также самим предприятием