Организационные основы деятельности отдела по связям с общественностью

Функционал специалистов отдела по связям с общественностью достаточно широкий. От выполнения этих функций зависит эффективность внешней и внутренней деятельности любой организации, и её роль в глазах общественности. Для того чтобы вся работа выполнялась качественно, необходимо грамотно построить работу самого отдела по связям с общественностью. В зависимости глобальной цели компании PR отдел может рассматриваться как: ключевая структурная единица компании; создается в основном налаживания контактов со СМИ (пресс-служба). Если необходимости в постоянной работе такого отдела нет, то функции PR отдела выполняет сторонняя фирма, специализирующая в сфере связей с общественностью [17, с. 7].
«В каждом подходе важно понимать, что от выбора какого - либо из вариантов организации отдела будет зависеть объем и характер функций, штатное расписание, бюджет, а самое главное эффективность его работы» [17, с. 7].
При формировании отдела по связям с общественностью руководитель компании должен следовать ключевым принципам:
Деятельность отдела по связям с общественностью организуется в соответствии с планом развития компании на краткосрочный, среднесрочный и долгосрочный период [17, с. 7].
Глава отдела PR должен иметь прямой доступ к руководителю организации и иметь объем информации о текущей и перспективной деятельности компании, её успехе и неудачах. Заметим, данный принцип не может быть исполнен, если функции PR-отдела выполняет сторонняя компания [17, с. 8].
Начальник PR отдела должен находиться в постоянном контакте с другими подразделениями компании для получения полной информации о деятельности компании. Начальник отдела должен вместе с высшим руководством компании участвовать в разработке планов развития компании» [17, с. 8].
Начальник отдела должен пользоваться доверием главы компании. Для этого он должен быть настоящим профессионалом в своей сфере, иметь хорошие деловые и личные контакты в профессиональной и журналистской среде [17, с. 8].
Создание отдела PR начинается с разработки плана работы, способного реализовать все поставленные планы

. Важно помнить, что, если планирование мероприятий зависит от специфики работы необходимо создать такой план, с которым можно будет работать в режиме редактирования и наполнения.
Стандартная структура отдела PR обычно включает:
начальника отдела, выполняющего управленческую функцию;
специалиста по созданию и распространению оперативной информации внутри компании и на внешнюю аудиторию;
менеджера по работе со СМИ;
пресс-секретаря, занимающегося написанием спичей для руководства;
tvent – менеджера;
специалиста по связям с общественностью;
маркетолога, выполняющего аналитическую функцию;
SMM специалиста и дизайнера [17, с. 8].
Такую схему отдела PR мы можем встретить в крупных компаниях, в средних и мелких компаниях штат меньше. Чаще всего в небольших фирмах эти функции выполняет пресс-служба. Пресс-служба является подразделением в составе организации, она осуществляет связи со СМИ. В крупных компаниях пресс – служба входит в состав PR-отдела. Если мы имеем дело с небольшой фирмой: во время создания PR – отдела происходит перераспределение обязанностей, т.к. практика показывает, что в небольших компаниях PR – отдел насчитывает около 2-4 сотрудников [17, с. 9]. Например, менеджер по специальным проектам может выполнять работу продюсера проектов, менеджер по работе со СМИ может работать с журналистами и осуществлять работу по инициированию и транслированию оперативной информации, а в некоторых случаях он же работает в Интернете. Начальник отдела может исполнять обязанности специалиста, пишущего речи для руководства, а художника – дизайнера, возможно, нанять на контрактной основе для выполнения заказов. Если специалисты по социологическому и маркетинговому анализу отсутствует, его функции способен выполнять отдел маркетинга, если такового нет, значит, получение в оперативной информации организация не нуждается [17, с. 9].
К профессиональным качествам специалиста PR относят:
исследовательские навыки; инициативность и лидерство;
способность дать совет руководителю;
умение планировать свою деятельность и деятельность других специалистов;
способность обучаться самому и при необходимости обучать других;
способность налаживать контакт с массовой аудиторией;
креативное мышление при решении проблем;
умение приспосабливаться к нестандартным ситуациям;
умение работать в условиях стресса [16, с