Необходимость, значимость и оценка эффективности отдела закупок

В настоящее время на российских предприятиях не выработан системный подход к организации закупочной деятельности. В результате этого процесс приобретения факторов производства для большинства предприятий осуществляется хаотичным образом, что не позволяет оперативно ими управлять и эффективно контролировать расходы [26, с. 356]. Возникающие проблемы объясняют острую необходимость в разработке более совершенных практических рекомендаций и методических подходов в данной области. Они должны быть направлены на повышение эффективности поиска и взаимодействия предприятия с поставщиками.
Закупки – ключевая логистическая функция, отвечающая за приобретение всех материальных ресурсов, необходимых организации, и за выполнение подрядных работ. Главным объектом внимания системы закупок являются материальные потоки. Центральное место в логистике закупок занимает проблема эффективной координации процессов продвижения материальных потоков. Координация процессов продвижения материальных потоков основывается:
- на контроле за планами закупок и принятии необходимых мер в случае их нарушения;
- контроле за непосредственным продвижением материальных потоков и погрузочно-разгрузочных работ;
- оперативном контроле за приемкой продукции и направлении материальных потоков на рабочие места [19, с.661].
Деятельность, которая заключается в осуществлении закупок, является комплексной, поскольку связана как с функциональными видами деятельности на предприятии, которые образуют цепь стоимости, так и с внешним окружением. При этом можно выделить следующие предпосылки особой важности закупочных процессов, которые являются задачами эффективно функционирующего отдела закупок внутри предприятия – рис.1:
Рисунок 1 – Предпосылки организации отдела закупок [36, с.98].
Функция закупок в корпорациях развивалась от трансакционной модели к интегрированной модели [20]. Эффективное построение отдела закупок является одним из основных условий успешной работы предприятия.
Как правило, в процессе деятельности отдела закупок можно выделить 3 основных этапа (процессы планирования закупок, формирования бюджета доходов и расходов и бюджета движения денежных средств рассматриваются как этапы бюджетирования на предприятии):
1. Проведение процедуры квалификации поставщиков / подрядчиков;
2. Выбор формы закупок;
3. Осуществления конкурентных процедур по приобретению товаров, работ и услуг, выбор конкретного поставщика / подрядчика.
Данный порядок проведения процедур закупок является базой, которая должна быть детализирована с учетом особенностей бизнеса и требований, предъявляемых к закупаемой продукции. Эффективность закупочной деятельности возможна при достижении баланса между сроками проведения процедур закупок и созданием максимальной конкуренции в рамках осуществляемой процедуры.
Организация отдела закупок и его кадровое обеспечение зависит от типа и размера организации. В небольшой организации за все закупки может отвечать один сотрудник, в средних и крупных фирмах – отдел закупок или снабжения, осуществляющий централизованные системы закупок. Специалисты отмечают, что на смену концепции традиционных отношений между покупателем и продавцом «на расстоянии вытянутой руки» приходит концепция «тесного сотрудничества», где долгосрочные контракты заменяют практику краткосрочных закупок

. Это формирует трудности, связанные управлением персоналом в сфере деятельности отдела закупок. На практике признано, что найти и сохранить очень способных профессионалов закупок – сложный вопрос на различных управленческих уровнях. Поэтому новому поколению лидеров по закупкам должны быть присущи следующие ключевые компетенции:
- широкий поперечный функциональный управленческий опыт;
- достаточный межкультурный опыт;
- практическое системное понимание и опыт внедрения;
- практический опыт технологии и реинжиниринга;
- большая тренировка, способность к лидерству и т.д.
Некоторые организации пытаются избавиться от функционального директора по закупкам, поощряя поперечную функциональную координацию с ясными обязанностями и эффективными системными поддержками. Такие культурные изменения, в свою очередь, поощряют менеджеров и сотрудников активно принимать участие в закупочной деятельности с ясными рекомендациями.
Эффективная организация должна, в конечном счете, быть в состоянии представлять целый процесс организации поставок (до конечного места назначения) или приобрести внешнее решение через поперечное функциональное усилие – через аутсорсинг.
Для обеспечения эффективного управления и организации деятельности отдела закупок, в современных условиях, специалистам необходимо понимать тенденции развития логистического менеджмента и выявлять проблемы, возникающие в процессе работы и, часто, связанные с отсутствием ряда необходимых компетенций у специалистов. При этом выдвигается ряд особых требований к компетенциям специалистов по закупочной логистике [31, с.147].
С учетом того, что руководство большинства компаний не готовит специально переход на новую систему закупок, с антикризисной оптимизацией складских остатков, а действует директивно, специалисты по закупкам оказываются не готовы решать возникающие в этой ситуации задачи.
Дополнительные трудности в осуществлении закупочной деятельности в рамках отдельного подразделения, организованного по принципу наличия на складе оптимального количества остатков, может создавать специфика самого товара, который бывает скоропортящимся, дефицитным, требующим особых условий хранения, завозимым только под заказ и т. д. Это может иногда создавать логисту отдела закупок ситуации работы в авральном режиме, когда нужно решать вопросы быстрого поиска необходимого товара и организации поставки. Выходом в такой ситуации может быть работа с поставщиком, который готов вступить в договорные отношения на условиях закупщика [5, с.228].
Специалисту, организующему вопросы закупочной логистики в конкретной компании, необходимо иметь знания и практические навыки, которые позволят ему правильно понять политику, проводимую поставщиком, по отношению к его компании и другим организациям-закупщикам. Проведение корректной политики сотрудничества в области закупок необходимо и со стороны компании закупщика, по отношению к своим поставщикам. Изучение показывает, что часть руководителей компаний использует подход, в основе которого, лежит предложение максимально выходных условий, в том числе и ценовых, новым партнерам. По отношению к проверенным временем партнерам, используется принцип «они и так будут с нами», в дальнейшем развитии взаимовыгодного сотрудничества с ними, предложения особых условий взаимодействия менеджмент ряда компаний не видит необходимости.
Важнейшей проблемой, сопровождаемой все управленческие решения, включая и те, что принимаются в области закупок, является недостаток или отсутствие необходимого объема и качества информации.
Некоторые специалисты-практики называют эту ситуацию «зоной провала рынка»