Методы совершенствования системы документооборота и делопроизводства

На данный момент среди методов, направленных на улучшение рабочего процесса, М. С. Козлов выделяет две группы: совершенствование технологии рабочего процесса за счет автоматизации и уменьшение объема рабочего процесса.
Первая группа включает в себя все процедуры прохождения документов в Учреждении: создание моделей потока организационных документах, разработка дорожной карты технологического процесса, разработка рациональных схем документооборота, составление оперграмм и документов, схемы движения документов и т. д.
Вторая группа включает в себя следующие основные методы для улучшения рабочего процесса:
1. унификация и стандартизация документов. Унификация документов является призраком управленческих документов в единую систему.
При проведении работ по унификации в организации осуществляется унификация состава документов, созданных при решении управленческих задач и унификация форм документов. В результате унификации состава документов исключаются формы документов, не должны в реальным нуждам офис, что может существенно сократить состав документов организации.
Для унификации и стандартизации документов необходимо использовать установленный "ГОСТ Р 7.0.97-2016". Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов в области информации, библиотек и публикаций. Институциональная и административная документация. Требования к оформлению документов ".
2. улучшить качество документированных решений. Одним из способов сокращения необоснованных потоков документов является улучшение качества принимаемых решений. Большой поток документов происходит, когда публикуются документы низкого качества, особенно правила, которые вызывают много запросов и разъяснений.
Текст документа, отражающий управленческие действия, инструкцию, решение, должен содержать только необходимую информацию, четко излагать суть рассматриваемого вопроса и определять реальные и разумные сроки исполнения. С этой целью при подготовке документов необходимо максимально использовать единообразные формы, текст которых содержит оптимальную структуру и конкретный язык.
3. Улучшение качества подготовки и обработки документов. Одним из способов улучшения документооборота является применение всеми государственными органами и организациями единых требований к подготовке и обработке документов и их составляющих информационных элементов-требований. Например, соблюдение единых требований к оформлению и размещению в документе таких данных, как гриф утверждения, виза, гриф утверждения, получатель, знак об исполнителе документа и т.д.
4. снижение рабочей нагрузки. Эффективный метод улучшения рабочего процесса, способствующий замене бумажного рабочего процесса использованием телефонной связи, личного соглашения.
5. уменьшите количество дубликатов документов при воспроизведении, копировании и отправке по почте. Важным фактором, способствующим сокращению документооборота, является определение оптимального перечня организаций и структурных подразделений организаций, до сведения которых действительно необходимо довести информацию, инструкции и решения, содержащиеся в документе

. Необходимо исключить случаи, когда отправка копий документа осуществляется без учета реальной производственной необходимости и из-за желания перестраховаться.
Резервирование уменьшенного объема документов также доступно для воспроизведения и копирования документов. Множительная техника создает удобство для работы: ускоряет обработку информации и процесс выполнения решений. Для оптимального использования техники мультипликатора рекомендуется: копировать документы с уменьшенным форматированием и использовать обе стороны листа, применять выборочную копию типа "экстракты".
6. Использование современных информационных технологий для подготовки, передачи и обработки информации. Одним из способов улучшения рабочего процесса является использование электронного рабочего процесса системы, в основном использование электронной почты. Переход на электронную почту значительно улучшает возможности взаимодействия различных организаций, позволяет быстро получать информацию, принимать решения и организовывать ее выполнение.
Использование электронной технологии заменяет бумажный документ на машинную поддержку, что позволяет формировать локальные базы данных и банки данных, тем самым уменьшая количество обрабатываемых бумажных документов.
Таким образом, задача автоматизации рабочего процесса стоит на стыке технологий обработки "бумажных" документов и информационных технологий.
7. Применение метода моделирования. Этот метод позволяет на первом этапе, моделирование организационной деятельности Учреждения, а также дифференциации в рамках одной иерархической системы уровней принятия решений, органов и уровней управления, которые уполномочены для этого, на втором этапе функциональной деятельности Учреждения, что позволит выявить ряд вопросов, имеющих модели, которые рассматриваются в деятельности Учреждения и удаление потоков документов, не относящихся к компетенции органа или должностного лица. На третьем этапе разрабатывается модель информационного документооборота, позволяющая определять потоки документов, которые использовались и создавались в процессе принятия и мониторинга типовых решений, определять наиболее рациональные маршруты их перемещения и устанавливать оптимальные сроки для документооборота.
Дорожная карта процесса рабочего процесса отражает путь перемещения документа с момента его компиляции до его архивирования. В вертикали технологической карты находятся операции в их технологической последовательности, горизонтально-продолжительность процесса, затраты на рабочую силу, используемое оборудование и материалы.
Карта процесса рабочего процесса позволяет настроить последовательность операций, выполняемых с основными типами документов.
На основе технологической карты рабочего процесса документов определяется время работы, затрачиваемое на определенные виды работы с документами.
В целях установления рациональных путей перемещения документов и устранения ненужных экземпляров прохождения документов, определения видов работ по документированию управленческих действий анализируется информация о конкретном и количественном составе документооборотов