Контроль оформления первичных документов

Целью контроля документооборота по расчетам с подотчетными лицами является подтверждение факта хозяйственной операции, непротиворечивости данных бухгалтерского учета и документов, соблюдения требований законодательства РФ по оформлению первичных учетных документов.
Внешним подтверждением достоверности операций по командировочным расходам может быть акт сверки расчетов, ответ на запрос от гостиниц и других юридических лиц, оказывающих услуги.
На всех этапах выполнения расчетов с подотчетными лицами бухгалтер должен оценивать достаточность и надлежащий характер документов, учетных процедур.
Типовые ошибки, при учете расчетов с подотчетными лицами:
- выдача денежных средств работникам, не являющимся подотчетными лицами;
- некорректное оформление кассовых документов, авансовых отчетов и приложений к ним;
- признание расходов в налоговом учете, документально не обоснованных или не предусмотренных Налоговым кодексом РФ;
- выдача денежных средств под отчет работникам взамен оформления договора займа.
Для совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами можно разработать инструкцию для подотчетных лиц. Законодательно обязанность составлять инструкцию по порядку расчетов с подотчетными лицами не закреплена, но ее наличие позволяет установить общие правила по выдаче и расходованию подотчетных сумм (такие как документооборот, сроки выдачи и возврата и т.п.). Поскольку такая инструкция - это локальный нормативный акт, то утвердить ее надо приказом руководителя.
В инструкцию целесообразно включить:
1)срок подачи заявления на выдачу подотчетных сумм;
2)срок для рассмотрения заявления руководителем (иным уполномоченным должностным лицом);
3)предельные сроки, на которые выдаются денежные средства. Можно установить различные сроки в зависимости от целей расходования средств (на командировки, на хознужды, на закупку материалов и т.п.);
4)срок для проверки авансового отчета бухгалтерией (пп

. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У);
5)срок для утверждения авансового отчета руководителем (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У);
6)срок для окончательного расчета (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У).
При этом не стоит связывать срок возврата неизрасходованных остатков с датой фактического представления или утверждения авансового отчета. Целесообразно отсчитывать срок от даты, в которую истекает срок представления авансового отчета. Это позволит исключить злоупотребления со стороны тех подотчетных лиц, которые «забывают» отчитаться;
7)срок для отчета по суммам, выдаваемым в безналичной форме (за исключением средств на командировочные расходы, отчет по которым надо представлять в срок, установленный в п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749);
8)другие сведения и правила, которые организация сочтет полезными (например, перечень документов, которые подтверждают те или иные расходы).
В качестве приложений к инструкции можно утвердить формы используемых документов (например, форму заявления о выдаче денег под отчет).
На практике часты случаи, когда для обоснованного отражения факта хозяйственной жизни к учету недостаточно наличие только кассового чека, который подтверждает произведенную оплату. Тогда потребуется наличие второго документа (фиксирующего получение товара или услуги). И при этом условии и на его основании, на счетах бухгалтерского учета можно сделать правильную корреспонденцию счетов. При этом, если обеспечить наличие второго документа невозможно, специалист бухгалтерской службы может самостоятельно оформить его с учетом требований законодательства.
Первичные документы требуют от специалиста бухгалтерской службы ответственного отношения к документам, подтверждающим факт осуществления оплаты