Документальное оформление и учет командировочных и административно-хозяйственных расходов

Покупка канцтоваров
Покупка ГСМ
00Подотчетные суммы выдаются
Корпоративные расходы
Представительские расходы
Покупка канцтоваров
Покупка ГСМ
Суммы, выданные под отчет в СПБ ГКУ ГЦББУКК, используются в следующих направлениях (Рисунок 5)
Рисунок 5 – Направление сумм, выданных под отчет в СПБ ГКУ ГЦББУКК
Согласно п. 213 инструкции по применению единого плана счетов для бюджетных структур (приложение 2 к приказу Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н) деньги под отчет выдаются сотруднику на основании заявления, в котором должна быть указана следующая информация:
назначение выплаты;
калькуляция необходимых средств или объяснение величины аванса;
срок, на который выдаются деньги.
Традиционно подотчет выдаются наличные, но наиболее удобный на сегодняшний день способ – перечисление денег на банковскую карту. Такая возможность выдачи наличных обязательно должна быть предусмотрена приказом учреждения.
Для таких целей могут использоваться корпоративные карты, выпущенные банком на имя работников организации, или зарплатные карты. В данном случае в заявлении на выдачу денег, помимо указанной выше информации, необходимо указать реквизиты банковской карты. В платежном поручении в поле «Назначение платежа» указать, что перечисленные средства являются подотчетными (возможные формулировки: «Аванс на хозяйственные нужды», «Аванс на оплату командировочных расходов»).
Схема выдачи подотчетных сумм отражена на рисунке 5.
-5334018224500Рисунок 5 – Схема выдачи подотчетных сумм в СПБ ГКУ ГЦББУКК
Для СПБ ГКУ ГЦББУКК также действует общее для всех указание Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У, согласно которому выдача денег происходит по расходному кассовому ордеру, форма которого с кодом 0310002 утверждена для БУ приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.
Расходный кассовый ордер относится к документам первичного учета кассовых операций. По нему осуществляется выдача наличных денежных средств из кассы. РКО формируется в одном экземпляре работником бухгалтерии и подписывается руководителем, главным бухгалтером, кассиром и лицом, получающим денежные средства (Приложение 6).
Обязанность применения формы КО-2 определяется Указаниями Банка России №3210-У от 11.03.2014

. Для организаций государственного сектора такое требование закреплено приказом Минфина от 30.03.2015г. № 52н.
В соответствии с Постановлением от 18.08.1998 №88 расходный ордер должен быть унифицированной формы по ОКУД 0310002.
Основанием для расходования наличных денег, за исключением заработной платы, может быть:
приказ руководителя о выделении средств для нужд организации (приложение 5);
заявление сотрудника о выдаче подотчет денежных средств (приложение 7);
выдаче наличных на командировочные расходы;
выдача денег на материальную помощь сотруднику.
Наличные денежные средства выдаются из кассы по расходным кассовым ордерам. Получив расходный ордер, кассир проверяет правильность заполнения (п. 6.1 Указания):
наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии — наличие подписи руководителя);
соответствие сумм написанных цифрами и прописью, а также соответствие подтверждающим документам.
Перед выдачей наличных денег кассир должен запросить у получателя документ, удостоверяющий личность. После сверки с ним он вписывает в соответствующие графы реквизиты паспорта или другого документа. Затем передает денежные средства получателю. Тот должен их пересчитать и расписаться в расходном кассовом ордере.
Учет РКО ведется в журнале регистрации, а также в кассовых книгах. В журнал вписываются их порядковые номера РКО. Это нужно сделать после того, как на них поставит подпись главный бухгалтер или директор. Журнал должен храниться в бухгалтерии предприятия либо у директора.
Подотчетное лицо составляет авансовый отчет (приложение 8), который передается в бухгалтерию. Авансовый отчет выступает обязательным условием процедуры выдачи денег подотчет. Работник должен отчитаться о совершенных тратах именно таким образом. Этот документ относится к обязательной отчетности учреждения, а, следовательно, необходим к заполнению. Его основная цель – полный контроль над финансовыми расходами в бюджетной организации. С помощью такого документа можно не только проверить движение расходуемых средств, выданных на исполнение потребностей учреждения, но и списать произведенные траты