Документальное оформление и порядок учёта поступления материалов

Грамотная постановка учета материальных запасов имеет немаловажное значение как для производственных предприятий, так и для хозяйствующих субъектов любого другого вида деятельности. Качественно организованный учет материалов сопровождается заполнением соответствующей документации по поступлению запасов, списанию их в производство, а также перемещению, ликвидации и т.д. Рассмотрим порядок документооборота и отражения на счетах бухгалтерского учета движения материалов. Коммерческая организации может принять решение не разрабатывать собственные формы для учета производственных запасов .
В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 26.07.2019) «О бухгалтерском учете» (с изм. и доп. вступ. в силу с 01.01.2020) , документальное оформление операций по движению материалов должно сопровождаться первичными учетными документами, оформленными с обязательным указанием всех необходимых реквизитов. Первичный документ, оформленный по всем правилам, должен содержать номер, дату, реквизиты предприятия и контрагента, а также подписи ответственных лиц.
Материалы в организацию поступают различными способами, в зависимости от способа поступления документальное оформление процесса поступления материалов может отличаться. Отметим, что материалы в организацию могут поступать от поставщиков по договору купли-продажи, от учредителей в качестве вклада в уставный капитал, безвозмездно, при разборке и демонтаже основных средств в процессе их ликвидации, по бартеру в обмен на другое имущество, при изготовлении организацией самостоятельно, через подотчетное лицо, а также в качестве излишков при проведении инвентаризации. Каждый из перечисленных способов поступления материалов на предприятие сопровождается оформлением определенного комплекта документов.
Систематизируем документальное оформление процесса поступления материалов :
Ведение расчетов с поставщиками по поставленным материальным ценностям производятся на основании заключенных договоров с контрагентами. Основным договором, которым оформляют отношения различные организации, является договор поставки. Договором устанавливается условия доставки ценностей, транспорт, переход права собственности на материалы, порядок осуществления расчетов и получение покупателем материалов.
Перевозка товарно-материальных ценностей от организации-поставщика к организации-покупателю должна оформляться сопроводительными документами, согласно условиям договора.
Поступление материалов от поставщика сопровождается комплектом документов, в который входит счет-фактура, товарная накладная или универсальный передаточный документ и прочие документы. Для взаимоотношений с другими компаниями и ИП в ООО используется товарная накладная ТОРГ-12 .
НДС выделяется счете фактуре. Один экземпляр счета-фактуры остается у бухгалтера поставщика для формирования книги продаж, второй экземпляр документа покупатель забирает под роспись. Счет-фактура и товарная накладная могут быть заменены универсальным передаточным документом (УПД).
Вместе с товаросопроводительными документами поставщик передает покупателю все необходимые документы на материальные ценности, подтверждающие соответствующее качество сырья, материалов и товаров.
В зависимости от формы расчетов подготавливают такие учетные платежные документы:
-безналичные расчеты, платежное поручение, аккредитив, инкассо, расчетный чек;
-наличные расчеты - расходный кассовый ордер.
Основная форма расчетов с поставщиками за поставленные материалы в коммерческих организациях - безналичная. Рассматриваемая организация открыла один расчетный счет в банке. Коммерческие организации производит оплату поставщикам за приобретенную продукцию, как правило, в безналичном порядке. Прием и выдача денег или безналичные перечисления производятся банком на основании документов специальной формы, утвержденной им же

. Расчеты с контрагентами в рассматриваемой организации оформляются, как правило, платежным поручением .
Приемка поступивших товарно-материальных ценностей включает в себя сопоставление поступивших ценностей информации, указанной в документах сопровождения, а также осуществляется проверка качества упаковки материальных запасов и т.д.
Поступление материалов отражается приходным ордером (ф. М-4). Учет поступления на склад и списания в производство сырья и материалов ведет завхоз в карточках складского учета. Учет спецодежды и инвентаря осуществляет кладовщик. Офисные принадлежности списываются сразу после поступления в организацию.
Для учета движения материалов применяется форма N М-11 требования-накладной. В бухгалтерии счета на поставку производственного сырья поступают только с отметкой о согласовании этого счета завхозом.
Поступление спецодежды в отражается ведомостью учета спецодежды ф. МБ-7.
Вся информация, полученная по изначальным документам, отраженная в карточках складского учета по форме М-17, учитывается в день совершения операции по приемке/выдаче которые были использованы с обязательным выведением остатков после любой операции. Сравнение остатков, которые были использованы, с установленной нормой запасов позволяет выполнить оперативный контроль за состоянием производственных запасов. На основе этих данных бухгалтерия осуществляет контроль за поставками и исполнением договоров и контрактов.
Для обеспечения сохранности материальных ценностей большое значение имеет правильно организованный учет в местах их хранения, то есть складской учет.
Итак, в коммерческую организацию материалы поступают от поставщиков и отпускаются со склада на производственное потребление, хозяйственные нужды и в порядке реализации излишних и неликвидных запасов. Движение материалов сопровождается составлением соответствующего первичного учетного документа, который содержит необходимые реквизиты, наименование перемещаемых материалов, их количество и подписи ответственных лиц. Сведения из первичных документов группируются в регистры бухгалтерского учета, на основании которых впоследствии составляется бухгалтерская отчетности.
Оприходование материалов производится по стоимости, записанной в документе о поступлении. Счет 10 «Материалы» используется для того, чтобы отразить движение товарно-материальных запасов. Для учета материалов к указанному счету открываются субсчета, с указанием общей группы любого вида товарно-материальных запасов.
В зависимости от своих технических свойств производственные материальные затраты подразделяются на отдельные субсчета. Это следующие бухгалтерские субсчета – «сырье и материалы», «покупные комплектующие и полуфабрикаты», «топливо», «тара и материалы», «запчасти», «прочие материалы», «строительные ТМЦ», «запасы, переданные в переработку», «хозяйственный инвентарь».
Материально-производственные запасы отражаются в организации или по фактической стоимости, или по учетным ценам, которые должны быть закреплены в учетной политике. При использовании второго варианта следует применять счета 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» и 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» для отражения разницы между фактической и учетной стоимостью .
Отражение в учете предприятия операций по поступлению материалов зависит от способа их поступления. Основным способом поступления материалов на предприятие является приобретение у поставщика по договору купли-продажи.
При поступлении материалов по учетной стоимости затраты собираются на счете 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», а затем при оприходовании на счет 10 «Материалы» выявляются отклонения учетной цены от фактической, которые списываются на счет 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей». Стоит отметить, что при если фактическая стоимость выше учётной цены, то делается бухгалтерская проводка на списание указанного отклонения