Документационный фонд и правила оформления отдельных видов документов в БГТУ

Документационный фонд БГТУ составляют организационно-распорядительная документация и справочно-информационные документы. Право издания (принятия) документов, их подписания, утверждения, согласования (визирования) закрепляется в Уставе БГТУ, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и иных локальных правовых актах БГТУ.
В частности, основное направление деятельности университета – образовательные услуги и научная работа, предопределяет выделение из документационного фонда весьма крупного документационного массива. Речь идет об организационных документах, определяющих порядок приема и обучения в БГТУ. К ним можно отнести Правила приема и программы вступительных испытаний для поступающих в БГТУ и колледжи, магистратуру и аспирантуру при БГТУ, Правила и инструкции, регулирующих учебный процесс. Как правило, их сканированные копии доступны для ознакомления всем желающим на официальном сайте БГТУ и его обособленных подразделений.
Еще одной весьма важной составляющей документационного фонда, создаваемых в БГТУ являются архивные справочные документы. На архив БГТУ возложены административные функции по выдаче гражданам по их заявлениям справок о периоде работы и обучения, дубликатов документов о высшем образовании, а также справок о полученном образовании (выдается в случае утери, хищения, приведения в негодность дубликата документа об образовании.
В целом, видовой состав документов, создаваемых и оформляемых в БГТУ аналогичен тем, которые разрабатываются и в российских ВУЗах: приказы, распоряжения, письма, акты, справки, протоколы, заявления, документы по личному составу и т.д.
Например, в БГТУ издаются следующие виды распорядительных документов: приказ, распоряжение. Приказ – правовой акт, издаваемый ректором университета, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед университетом.. Приказы, издаваемые в БГТУ, подразделяются на три вида: по основной деятельности; по личному составу; по административно-хозяйственным вопросам

.
Приказ оформляется на специальном бланке документа. Характерной особенностью оформления бланков документов является их «двуязычие», то есть одновременное наличие реквизитов на белорусском и русском языках, что закреплено действующим законодательством Республики Беларусь.
Характерно, что бланки с изображением Государственного герба изготавливаются исключительно типографским способом и с продольным расположением реквизитов. Использование ксерокопий таких бланков для создания документов не допускается.
Форма бланка для приказа
Рисунок 1
При подготовке и оформлении приказа используются реквизиты, состав и порядок расположения которых установлен СТБ 6.38-2016. Так, в приказе по основной деятельности используются следующие виды реквизитов.
1 - Государственный герб Республики Беларусь
5 - наименование вышестоящей организации;
6 - наименование организации
10 - название вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный индекс;
14 - место составления или издания;
19 - заголовок к тексту;
21 - текст;
22 - отметка о наличии приложения;
23 - подпись;
26 – визы.
Текст приказа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа. При издании приказа на основании (во исполнение) нормативного правового акта Республики Беларусь или распорядительного документа вышестоящей организации констатирующая часть должна содержать ссылку на этот документ с указанием его наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка.
Констатирующая часть в приказе может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в обосновании. В приказах по личному составу основание издания документа указывается в конце каждого пункта. Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами от границы левого поля, без кавычек и пробелов