Диагностический анализ информационных связей между функциональными подразделениями предприятия

ООО «ЛГ Электроникс РУС» - компания, являющаяся мировым лидером в производстве высокотехнологичной электроники, современных средств мобильной связи и бытовой техники, специализируется на изготовлении и поставках потребительской электроники под торговой маркой «LG».
Стратегические цели ООО «ЛГ Электроникс РУС»:
1. Увеличение оборота.
2. Снижение или сохранение стоимости товара, несмотря на инфляционные процессы.
Тактические цели ООО «ЛГ Электроникс РУС»:
1. Открытие торговых точек в торговых комплексах Центрального региона.
2. Подготовка и проведение рекламных компаний.
3. Достижение договоренностей с поставщиками о дополнительных скидках при увеличении объемов закупа.
4. Поиск новых поставщиков, отвечающих новым условиям работы.
5. Расширение производства для выпуска дополнительных видов продукции.
Оперативные цели ООО «ЛГ Электроникс РУС»:
1. Анализ торговых комплексов, выбор торговых комплексов, подготовка к открытию в торговых комплексах:
- расчет затрат – главный бухгалтер
- подбор ассортимента – управляющий делами
- заключение договоров с торговыми комплексами – управляющий делами
- расширение обслуживающей структуры
- подготовка маркетинговых мероприятий
- формирование складских запасов для новых торговых точек
2. Сбор информации и анализ по городам Центрального региона с целью открытия в них торговых точек:
- анализ численности населения города, покупательской способности жителей, их предпочтений, анализ конкурентов, анализ торговых комплексов, выбор места для торговой точки - маркетолог
- расчет затрат на открытие торговой точки – главный бухгалтер
- набор персонала, формирование обслуживающей структуры – менеджер по персоналу.
- продвижение торговой точки – маркетолог
3. Поставщики:
- регулярный сбор информации по производителям – менеджер по закупке
- анализ новых товаров – маркетолог
- заключение договоров с новыми поставщиками, достижение договоренностей по ценам на товар – менеджер по закупке.
Анализ потоков информации – главный этап в рационализации имеющейся системы управления, обеспечивающий исполнение целевых задач проектирования и понимание особенностей имеющейся практики планирования [8].
Анализ имеющихся процессов управления осуществляется, первоначально базируясь на изучении ИС компании, характеризующейся имеющейся схемой документооборота, системой экономических показателей работы компании, структурным составом подразделений, которые участвуют в процессе управления, и интенсивностью потоков данных, которые циркулируют между ними.
Обработанные данные по завершению исследования дают возможность для проведения анализа системы по планированию и управлению отдельными подразделениями управляющей системы и компанией в целом, и, кроме этого, дает возможность на формирование предпосылок для разработки стройной системы обработки данных.
Работа каждого подразделения, который связан непосредственно с управлением, заключается в формировании разных форм документации и показателей.
Структура ООО «ЛГ Электроникс РУС» отражена на рисунке 3.
40405052705100026841442705100055949842324100013582642324100010096423241000100965232409001960244-102870003956684-102870001960245-10287100Генеральный директор
-432435263525Директор по производству
00Директор по производству
817245278765Директор по подготовке производства(снабжение)
00Директор по подготовке производства(снабжение)
62864130492500-5086351719580Технический отдел
00Технический отдел
-650240255714500230505250317000-8896352967355Конструктор
00Конструктор
2305052967355Технологи
00Технологи
-432435353758500554355353758500-6610353891280Служба главного энергетика
00Служба главного энергетика
100964459232000-6610354859020ОТК
00ОТК
100964561340000-6832605895340АСУ производства
00АСУ производства
-523876658876000230504658876000855344658876000-9658356908800Цеха
00Цеха
-1200156908800Сборка
00Сборка
7029456908800Производство
00Производство
5031105263525Отдел логистики
00Отдел логистики
559498413430250050311051719580Экспедитор
00Экспедитор
559498424580850049472852959735Водитель
00Водитель
3499485294005Начальник отдела продаж (директор по маркетингу)
00Начальник отдела продаж (директор по маркетингу)
404812413049250034994851711960Менеджер по продажам
00Менеджер по продажам
404050524612600034309052905760Менеджер по рекламе
00Менеджер по рекламе
404812436449000034918654142740Маркетолог
00Маркетолог
2066925278765Бухгалтерия
00Бухгалтерия
264604413049250020669251711960Экономический отдел
00Экономический отдел
19678652898140Документооборот
00Документооборот
2646044246126000
Рисунок 3

. Структура управления ООО «ЛГ Электроникс РУС»
Извлечение нужных данных для проведения анализа информационных потоков является сложным процессом и нуждается в применении разных вычислительных средств, для более легкой и ускоренной данной работы. Но, несмотря на применение вычислительных машин трудно разработать и провести анализ ИС ООО «ЛГ Электроникс РУС» вследствие специфики отрасли, в которой работает организация. По этой причине проанализируем перемещение документации между функциональными подразделениями компании для одного бизнес-процесса - от заключения договора до сбыта готовой продукции и после этого изучим информационные потоки в планово-экономическом отделе в рамках этого бизнес-процесса.
Для начала выделим основной список циркулирующих в компании документов. Проведя обработку данных исследования, было обнаружено, что в подразделениях ООО «ЛГ Электроникс РУС» для бизнес-процесса циркулирует примерно 51 форма документов.
Число форм документов, которые разрабатываются и поступают в подразделения, составляет существенно большее число. Данный показатель можно объяснить повторами одних и тех же форм документов, которые циркулируют в подразделениях в ходе работы компании.
Помимо этого, можно выделить взаимосвязи подразделений и маршруты движения документов, что является показателем наличия тесной взаимосвязи между функциональными подразделениями.
Таблица 1 - Анализ входящей – исходящей документации ООО «ЛГ Электроникс РУС»
Исходящая документация Входящая документация Итого исх. Док
Бухгалтерия Производство Технич. отдел Отдел продаж
Бухгалтерия
1 1 3 5
Производство 3 2 1 5 11
Тех. отдел 1 1
5 2
Отдел продаж 2 7 1
14
Итого вход. док 6 11 3 13
Данная таблица выстроена в виде шахматной композиции. В строках указано количество исходящих документов по отделам. В столбцах представлено число входящей документации. В итоговой строке указано общее количество входящей документации. В итоговом столбце отражено общее количество исходящей документации. Соотношение результатов в итоговом столбце и строке указывает на «вход» и «выход». В данной таблице они различны. Это можно объяснить тем, что в подразделения поступают похожие формы документов.
Проанализируем матрицы движения документов по бизнес-процессам:
1. Разработка нового товара
2. Сбыт продукции (включая процесс производства)
3. Планирование
Схема бизнес-процесса - «Разработка нового товара» отражена в Приложении 1.
Для этого бизнес – процесса документационная загруженность по отделам отражена в таблице 2:
Таблица 2 - Анализ входящей-исходящей документации по подразделениям в бизнес-процессе «Разработка нового товара»
Подразделение Входящих документов Исходящих документов
Отдел продаж 7 7
Бухгалтерия 1 1
Производство 2 1
Технический отдел 0 0
Итого 10 9
Наибольшая загруженность имеется у отдела продаж. Загруженность на входе и на выходе разная: количество входящей документации больше, чем исходящей, что объясняется возможностью передачи информации в устной форме. Она не является точной и обязательной передаче.
Схема бизнес-процесса «Сбыт продукции» отражена в Приложении 2.
Информационная загруженность отражена в таблице 3.
Таблица 3 - Анализ входящей-исходящей документации по подразделениям в бизнес-процессе «Сбыт продукции»
Подразделение Входящих документов Исходящих документов
Отдел продаж 4 5
Бухгалтерия 3 2
Производство 7 8
Технический отдел 1 0
Итого 15 15
По результатам полученных данных можно выявить, что большая загруженность выявляется у производственного отдела