Анализ системы управления проектами ООО «Ашан»

ООО «Ашан» для открытия новых магазинов использует арендуемые помещения и осуществляет строительство новых. Проекты ООО «Ашан» отличаются следующей спецификой: на площади новых объектов в будущем возможно размещение магазинов разных концепций. Поэтому инвестиции в проект в дальнейшем распределяются согласно занимаемым площадям.
Решение о внедрении ИСУП было принято из-за увеличивающегося количества новых проектов, связанных со строительством новых и реконструкцией существующих торговых площадей.
На предприятии давно назрела необходимость внедрения системы управления проектами. Рассмотрим факторы, которые указывали на необходимость внедрения системы управления проектами:
— увеличение количества проектов;
— возрастание сложности проектов;
— ужесточение требований к соблюдению сроков;
— ужесточение требований к качеству продукта;
— мотивация персонала;
— конкуренция и требования рынка;
— требования нового руководства.
В компании была внедрена корпоративная информационная система управления инвестиционно - строительными проектами (ИСУП) ООО «Ашан». Систему управления проектами можно охарактеризовать как набор организационных и технологических методов и инструментов, которые поддерживают управление проектами в организации и помогают повысить эффективность их реализации.
Цели внедрения ИСУП следующие:
— повышение эффективности управления инвестиционно -строительными проектами компании (своевременная сдача проекта, минимизация сопутствующих трат);
— обеспечение руководителя проекта инструментарием планирования проекта и контроля его реализации;
— предоставление участнику проекта инструмента для выполнения задач проекта и доступа ко всей необходимой информации;
— обеспечение руководителю компании единой панели мониторинга всех проектов компании, с возможностью оперативного анализа возникающих отклонений и принятия управленческих решений;
— повышение эффективности взаимодействия подразделений компании;
— обеспечение контроля качества выполняемого проекта;
— достижение слаженности в работе команды проекта.
Внедрение системы управления представляет собой отдельный проект, который был реализован в соответствии со следующим планов:
1-й этап инициирование проекта. На данном этапе назначается руководитель проекта по внедрению, формируется рабочая группа. Составляется план мероприятия. В нем указывается, в каких подразделениях внедряется система, и функции, входящие в нее.
2-й этап. Получение результатов. После внедрения проекта следует незамедлительно начать работу с ним. Быстрые положительные результаты помогут убедить руководителя, что внедрение системы было правильным решением.
3-й этап. Работа над пилотным проектом. Основные задачи этого этапа: формирование единого реестра проектов, хранилища сопутствующей документации, автоматизация документооборота.
Возможности ИСУП заключаются в следующем:
— формирование инструментов для планирования и контроля над исполнением поставленных задач;
— контроль сроков реализации проектов;
— вложение и перераспределение инвестиций;
— возможность видеть картину по компании в целом;
— эффективное составление бюджетов и отслеживание их исполнения;
— контроль за договорами поставок;
— контроль над соответствием реализуемых проектов целям компании;
— формирование и поддержание в актуальном состоянии календарно-сетевых графиков - отслеживания договоров проектов;
—эффективное составление бюджетов и отслеживания их исполнения;
— проведение анализа сроков реализации проектов;
— формирование картины в целом по компании;
— вложение и перераспределение инвестиций;
— предоставление консолидированной аналитической информации по реализации инвестиционно - строительных проектов и составление перспективных планов по реализации проектов на заданный промежуток времени;
— планирование, контроль исполнения и мониторинг выполнения проектов в части календарно-сетевых графиков и бюджетов проектов;
— формирование и поддержание актуального состояния календарно-сетевых графиков внедряемого проекта;
— контроль договоров проектов;
— поддержка принятия управленческих решений для руководства компании за счет планирования, формирования аналитической отчетности и мониторинга ключевых показателей по инвестиционно - строительным проектам компании.
— возможность мониторинга изменений.
Система была внедрена на базе платформы ПО Oracle Primavera и ПО PM.contract.
Внедрение ИСУП на ООО «Ашан» принесло компании следующие преимущества:
— руководитель не занимается рутинной работой (сбором информации, созданием отчетов вручную)

. Поэтому его рабочее время экономится;
— имеющаяся в системе функция документооборота значительно облегчает его ведение;
— уменьшение количества проектов, которые исполнены с низким качеством. Обеспечивается за счет контроля над соблюдением сроков и текущими задачами;
— облегчение отслеживание проектов, которые не соответствуют стратегии компании. Происходит сокращение издержек компании;
— предупреждение перерасхода средств. Позволяет контролировать расходы на реализацию проекта;
— взаимодействие со всеми участниками проекта в режиме реального времени. При необходимости любой сотрудник может быстро обратиться к другим сотрудникам для решения возникшей проблемы;
— облегчение управления рисками и прогнозами. Система управления проектами помогает своевременно определять риски и строить прогнозы относительно успеха завершения проекта;
— координация нескольких проектов одновременно;
— значительное сокращение временных затрат на подготовку отчетов по нескольким проектам;
— оперативное отслеживание выполнения обязательств по договорам;
— доступность актуальной информации о проводимых работах, возможность оперативного выявления ошибок внесения данных;
— обеспечение контроля качества работ.
ИСУП в ООО «АШАН» повышает эффективность управления инвестиционно - строительными проектами за счет автоматизации основных процессов управления и применения современных информационных технологий.
На сегодняшний день в ИСУП постоянно работают около 25 сотрудников отдела управления проектами ООО «АШАН».
В ИСУП сотрудники осуществляют координацию нескольких проектов одновременно. Возможна подготовка отчетов по нескольким проектам, планирование работ и отслеживание выполнения обязательств по договорам.
ИСУП содержит доступную актуальную информацию о выполняемых работах, поэтому можно оперативно выявить ошибки внесения данных.
ИСУП интегрирована с другими программными модулями с целью развития единой системы отслеживания платежных процессов, тем самым сокращаются затраты на дублирование работ при вводе информации в разных департаментах.
Менеджеры, осуществляющие управление проектной деятельностью компании должны обладать высоким уровнем профессионализма. Ведь для эффективного управления проектной деятельностью компании необходим ряд сложных и комплексных задач, решение которых требует со стороны менеджера наличие и сочетание технических, технологических, экономических, правовых, организационных знаний и навыков, которые позволяет сформулировать и разработать систему инструментов для осуществления проектного менеджмента.
Разработанные на предприятии проекты объединяют инвестиционные и строительные аспекты деятельности компании.
В ООО «Ашан» отбираются к исполнению только проекты наилучшим образом соответствующие ее стратегии развития