Анализ эффективности управленческого решения перехода на электронный документооборот Администрации города Нижний Тагил

До внедрения системы электронного документооборота основное время при подготовке, оформлении и утверждении (подписании) документов тратилось на такие процессы, как подготовка текста, согласование и рассылку уведомлений.
Кроме того, необходимо отметить, что количество времени, затрачиваемого на подготовку документов (в первую очередь организационно-распорядительных), существенно отличалось, что затрудняло выработку единых типовых сроков и процедур.
Модель процесса согласования документов в Администрации города Нижний Тагил представлена на рисунке 1.
Рисунок 1 – Модель согласования документов
Источник: составлено автором
Если на подготовку текста наличие СЭД накладывает не значительный отпечаток, то время на согласование, рассылку уведомлений при использовании новых информационных технологий значительно сокращаются.
Так же внедрение рассматриваемой системы позволяет автоматизировать контроль, что дисциплинирует исполнителей.
Эффективность проект перехода на электронный документооборот н примере работы с организационно-распорядительными и информационно-справочными документами можно проанализировать с помощью имитационного моделирования.
Так, имитационное моделирование - деятельность, направленная на реализацию выполнения различных экземпляров одного и того же процесса на основании сгенерированных случайных или реальных данных, полученных в результате анализа документов организации, использования методов наблюдения и опроса.
Имитационная модель документооборота с использованием СЭД представлена в приложении 2.
Опираясь на эти данные проектируется имитационная модель процесса, представленная на рисунке 1
После составления данной модели производится запуск нескольких экземпляров процесса, после которого проходит динамический анализ по временным, ресурсным и иным показателя, на основании которого генерируется отчет необходимый для выявления эффективности процесса.
Временные характеристики всех запущенных экземпляров процесса работы с документами представлены на рисунке 2.
Рисунок 2 – Временные характеристики экземпляров процесса работы с документами
Среднее затрачиваемые временные ресурсы на ключевые операции при работе с документами представлены на рисунке 3.
Рисунок 3 – Временные ресурсы операций процесса работы с документами
Источник: составлено автором.
Для анализа стабильности рассматриваемого процесса целесообразно использовать контрольную карту Шухарта.
Так, средняя продолжительность экземпляра процесса - 246.255 минут, а Среднеквадратическое отклонение - 105,302 минут.
Заполненная контрольная карта Шухарта, представлена на рисунке 4.
Рисунок 4 – Контрольная карта процесса работы с документами
Как видно из контрольной карты временные характеристики рассматриваемого процесса не выходят за пределы контрольных линий, что свидетельствует о стабильности процесса и возможности перевода его в разряд типовых.
Таким образом, проект перехода на электронный документооборот Администрации города Нижний Тагил можно считать успешным и эффективным.