Анализ документационного обеспечения системы документооборота в ДГХиЭ

Одна из проблем заключается в том, что в ДГХиЭ городского округа Самары не разрабатываются и не реализуются нормативные и методические документы по совершенствованию системы документации администрации. Документационная работа основана на нормативных и методологических документах вышестоящих органов. В ходе обследования Управления архивами МГИ было установлено, что наиболее важным и необходимым директивным документом является руководство по ведению документации, которое устарело и нуждается в обновлении.
По словам А. Ю. Чуковенкова: "инструкции по офисной работе — это основной нормативный документ, регулирующий правила, методы, процессы создания документов, технологии работы с документами". Инструкция устанавливает систему ведения документации, установленную в ДГХиЭ.
Нельзя также упускать из виду проблему недостаточного регулирования хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленные сроки. Контроль за исполнением документов является одной из функций управления

. Целью надзора является обеспечение своевременного и качественного выполнения инструкций и решения проблем. Документы, требующие исполнения, контролируются в ГУ МВД. Система управления в ДГХиЭ осуществляется одним человеком. Это препятствует своевременному и достаточному регулированию хода выполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленные сроки. Контроль за исполнением документов включает контроль за должностью, то есть за полнотой, точностью ответов, соблюдением их требований действующего и своевременного законодательства - сроков исполнения, исполнения апелляций, документов и поручений.
Еще одним недостатком является недостаточное время для сбора информации о ходе и результатах осуществления документов и систематического информирования руководства по этим вопросам. Также о ходе выполнения поставленных задач, об исполнении официальных документов и о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан