ООО «ОКЕАНИДА» занимается производством и реализацией косметической продукции
.pdf
Зарегистрируйся в 2 клика в Кампус и получи неограниченный доступ к материалам с подпиской Кампус+ 🔥
ООО «ОКЕАНИДА» занимается производством и реализацией косметической продукции. По результатам анализа годовой деятельности выявлены следующие недостатки, касающиеся, главным образом, управленческой и учетной сфер:
- несвоевременное представление недельных отчетов;
- нарушение сроков в системе расчетов с поставщиками и клиентами;
- нарушение документооборота и делопроизводства.
Для устранения негативных тенденций была сформирована группа экспертов по изучению причин сложившейся ситуации. По результатам работы комиссии выяснилось, что основной причиной является систематический выход из строя системы программного обеспечения.
В таблице 2 представлены данные о количестве дней необходимом для восстановления работы информационной системы (программного обеспечения). Финансовое положение организации не позволяет включить в штат специалиста по программному обеспечению. При очередном сбое в системе приглашается специалист со стороны.
В основном ООО «ОКЕАНИДА» пользуется услугами ООО «Мастер HELP», которое два года назад предложило свои услуги по демонстрации, установке программного обеспечения по бухгалтерскому учету и законодательной базе РФ. Даже поверхностное рассмотрение проблемы обнаруживает несколько дополнительных статей затрат.
Во-первых, сами ремонтно-наладочные работы.
Во-вторых, потеря данных отчетности в результате сбоев, восстановление которых требует дополнительных усилий, времени и средств.
В-третьих, недостаточность или полное отсутствие данных, необходимых для принятия управленческих решений обеспечивает движение «в слепую», что ставит под угрозу не только достижение текущих целей, но и в целом существование организации. Ситуация осложняется достаточно продолжительными периодами недееспособности системы информационного обеспечения.
Для ликвидации и предупреждения проблемы на очередном совещании было решено принять следующие меры:
- принять на работу квалифицированного специалиста по программному обслуживанию системы управления и обеспечению бесперебойного функционирования и устранения неполадок в информационной системе организации;
- удалить существующие программы с ошибками и заменить их с переносом всех необходимых данных;
- установить программные методы контроля с точной локализацией ошибок для оперативного выявления и устранения ошибок в программах;
- использовать технологии и программы, обеспеченные правовой защитой, т.е. лицензированные;
- наладить надежную, постоянную сеть поставок запасных частей и программ к оргтехнике;
- осуществлять своевременную замену устаревших программных и информационных технологий новыми и более совершенными, обеспечивая тем самым бесконфликтное функционирование программы и машины.
Проблема указанной ситуации состоит в следующем: какие пути повышения эффективности работы информационной системы могут быть предложены? Заключается ли проблема в программном обеспечении? И самый важный вопрос: КТО ВИНОВАТ и ЧТО ДЕЛАТЬ?
Ключевое задание.
1) Рассмотреть представленную ситуацию и разработанные мероприятия по устранению трудностей в работе организации.
2) Разработать алгоритм учета всех дополнительных затрат, возникающих в результате сбоя в системе.
3) Произвести необходимые расчеты для сопоставления варианта включения в штат специалиста по программному обеспечению и варианта услуг со стороны, учитывая динамику показателей, представленных в таблице.
4) Рассчитать необходимые затраты на проведение представленных мероприятий по устранению проблем.
5) Проанализировать возможности организации на предмет реальности проведения всех намеченных мероприятий.
6) Разработать варианты решения проблемы и обосновать оптимальный вариант.
Таблица 1
Сбои в программном обеспечении за 2011-2012гг (в днях)
Месяцы
Янв Фев Март Апр Май Июнь Июль Авг Сент Окт Ноя Дек Всего
Число сбоев в программном обеспечении
4 2 - - 5 2 1 - 4 3 1 3 25
Продолжитель-ность периода устранения сбоев (дни)
10 6 - - 6 2 2 - 2 5 3 5 41
Нужно полное решение этой работы?
Решение
В представленном случае получается, компания «ОКЕАНИДА» часто срывает сроки представления отчетности, а ведь это могут быть налоговые отчеты.
Отметим, что согласно п. 1 ст. 119 НК РФ задержка сдачи налоговой декларации или расчета по страховым взносам грозит налогоплательщику штрафом в размере 5% от суммы налога или взноса, которая не была уплачена вовремя, за каждый полный или неполный месяц задержки. При этом минимальная сумма штрафа — 1 тыс. руб., максимальная же ограничена 30% от неуплаченной суммы налога либо взноса, взятой из данных отчета.
В результате сбоя в системе происходит смещение сроков отчетности и исключается возможность подготавливать справочную информацию по компании для руководства и для других заинтересованных лиц.
В результате сбоя в системе появляется необходимость делать резервное копирование информации, что увеличивает нагрузку на систему, затрачивается дополнительное рабочее время.
В то же время частые сбои в программе могут быть вызваны неправильными приемами в ее использовании или неподходящего для этой программы, оборудования.
Оплата же труда специалиста по программному обслуживанию системы управления колеблется от 60000 тысяч и выше, но затраты на оплату данного специалиста помогут выбраться компании из сложной ситуации по ряду причин.
Приглашать специалиста со стороны выходит еще дороже по следующим причинам:
- во- первых, как показывает статистика, приглашенный специалист не заинтересован в коренной переустройке процессов обслуживания;
- во- вторых, сроки восстановления сбоев довольно длительны;
- ожидание восстановления программ приводит к задержке сдаче отчетов и расчетов между поставщиками, что грозит дополнительными санкциями с их стороны.
Отметим, что обычно стоимость бухгалтерской программы превышает 20000 руб
. и годовое обслуживание при этом почти равно стоимости программы. Каждый час консультации также требует вложения некоторой величины денежных средств (1200 руб).
Одним из вариантов решения данной проблемы в ООО «ОКЕАНИДА» является выделение в штат специалиста по программному обслуживанию системы управления, поскольку не будет потерь рабочего времени на восстановление программ, и данный специалист будет заниматься не восстановлением программ, а над дальнейшим совершенствованием программы.
Возможно, что сначала нужно будет обновить сами бухгалтерские программы, приобрести их новые версии, которые будут более совершенны и обучить сотрудников, которые будут пользоваться этими программами.
Если провести анализ сбоев программ и сроки их восстановления по таблице 1, то можно сделать следующие выводы:
в январе 1 сбой восстанавливался в среднем 2,5 дня, в феврале на это уходило три дня, в мае на 1 сбой приходилось чуть больше одного дня, в июне на это ушло 1 день, в июле два дня, в сентябре на восстановление последствий от четырех сбоев ушло два дня, в октябре пять дней на три сбоя, в ноябре на восстановление после одного сбоя ушло три дня, в декабре пять дней
Задать вопрос
на новый заказ в Автор24.
