Виды документов в делопроизводстве

В настоящее время делопроизводство является важным аспектом деятельности любой организации, учреждения и предприятия. Под делопроизводством понимается некая отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с документами. Направление деятельности, которое заключается в составлении и оформлении документов называется документационное обеспечение управления. Своевременность и правильность принятия управленческого решения во многом зависит от того насколько правильно и грамотно составлен и оформлен документ.
Грамотно организованное делопроизводство начинается с классификации документов по назначению м принципам их подготовки.
В научных исследованиях теоретическое определение понятия «документ» проводится в разных аспектах смыслового содержания. С древнейших времен до нас дошли различные понятия, но с начала 20 века ввелось новое более широкое понятия термина «документ». Так, первым, кто предложил термин «документ», был бельгийский ученый Поль Отле. Он дал следующее определение: Документ – это носитель, служащий для регистрации, передачи и сохранения воспоминания о каком-то предмете. Также П. Отле ввел в научный оборот следующие понятия документа:
1) передача человеческой мысли, источник информации вне зависимости воплощен он материальной или фиксированной форме, или является проводником информации можно называть документом.
2) документ – это фиксированный носитель, в состав которого входят материальные объекты, созданные для фиксирования, хранения и воспроизведения информации для ее передачи в пространстве и времени независимо от способа фиксирования.
С.И. Ожегов в своем словаре привел такое определение «Документ – это деловая бумага, которая подтверждает факт и право на что-либо»
Толковый словарь В.И. Даля документ характеризуется как важная деловая бумага.
Исследователь Ф.Ф. Павленков определил понятие документ как письменные источники, которые имеют юридическую силу. Так, документ – пишет он – всякая бумага, которая составлена законным порядком и служит доказательством прав на что-либо.
Также С.А. Кузнецов в своем толковом словаре определил документ как деловую бумагу, письменное удостоверение или свидетельство подтверждающее личность предъявителя, подтверждающее право на что-либо.
Таким образом, исходя из вышеизложенного, можно сделать вывод, что для документа чаще всего дано определение «доказательное юридическое назначение, т.е. «официальность». Так, документ – это письменный акт, который является свидетельством, доказательством чего-либо.
В делопроизводстве существует много разнообразных классификаций и видов документов. Приведу наиболее распространённую. Так, все документы делятся на группы по следующим показателям:
1) способу документирования (рукописные, электронные, графические, кино- и фотодокументы)
2) сфере использования (организационно-распорядительные, финансово-бухгалтерские, научно-технические, трудовые документы, отчетно-статистические)
3) наименованию
4) содержанию (простые, посвященные одному вопросу и сложные)
5) характеру содержания (первичные, содержащие исходную информацию и вторичные, обобщающие исходную информацию первичных документов)
6) месту составлению (внутренние, разработанные и используемые внутри организации; входящие, поступившие в организацию; исходящие, отправляемые из организации).
7) степени гласности (открытые, несекретные документы и закрытые, с ограниченным доступом)

.
8) происхождению (официальные или служебные – документы, составленные юр. или физ. лицом, оформленные в установленном порядке и отражая интересы организации; личные – документы, которые затрагивают интересы определенного лица, т.е. именные)
9) юридической силе (оригиналы, копия, заверенная копия, выписка, дубликат)
10) форме изложения (индивидуальные, трафаретные, типовые, примерные, унифицированные)
Также документы относительно организаций делятся на: организационные, распорядительные и информационно-справочные.
Итак,
1) по способу документирования.
Рукописные – в такой документ сведения вносятся от руки. Например, заявление или договор.
Электронные – документ с информацией, представленной в электронной форме с использованием ЭВМ, а также передачи по информационно-телекоммуникационных сетей. Например, электронное письмо. Электронные документы передаются в архив документации на компакт-дисках, флешках.
Графические документы – изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством проектирования (к примеру, топографические элементы местности, чертеж, эксплуатационные документы)
2) сфере использования:
организационно-распорядительные документы – это комплекс документов, которые закрепляют функции, задачи, цели, права и обязанности работников и руководителей по выполнению конкретных действий (например, это устав акционерного общества, школы, товарищества с ограниченной ответственностью; положение – типовое положение о введении делопроизводства по предложениям и заявлениям граждан в государственных органах; инструкция, например, «Должностная инструкция инспектора по контролю…»).
финансово-бухгалтерские документы – это бланк, в котором могут быть зафиксированы текущие события, их стоимостная оценка, иные критерии, отличающие хозяйственную операцию (например, «Реестр бухгалтерских документов при передаче дел, или отчет по выплатам заработной платы сотрудникам организации).
научно-технические документы – это документы, в которых отражена работа, связанная с осуществлением научной, научно-исследовательской, научно-технической деятельности и экспериментальных разработок (статья, дипломная работа, курсовая работа, научный доклад, технические отчеты)