Виды деловой переписки

Невзирая на то, что все типы служебных переписок относятся к категории внутренней документации, при их оформлении лучше всего придерживаться требований, которые устанавливает ГОСТ Р.7.0.97-2016. Это требуется, потому что информационная и справочная документация, на основе которой будут приниматься организационные и управленческие решения, обязана иметь законную силу. Юридическое значение данной документации обеспечивают реквизиты и оформление в соответствии с государственными стандартами.
В число обязательных для заполнения реквизитов служебной записки включаются:
Должность, фамилия, инициалы адресата.
Название структурного подразделения, в котором находится автор записки.
Должность, фамилия и инициалы автора.
Название документации.
Дата составления.
Внутренний регистрационный номер письма.
Тематика документа – заголовок по тексту.
Текст.
Отметка о наличии приложений и их список.
Роспись автора с расшифровкой.
Виза.
Ни согласовывать, ни утверждать данный вид документации не требуется. Однако автор обязан осознавать, что форму служебной записки применяют лишь при горизонтальном взаимодействии должностных лиц. Когда адресат – вышестоящее должностное лицо, то документация будет названа должностной запиской.
Во время заполнения текстовой части стоит учитывать, что форма каждых типов служебных переписок не предполагает ни выводов, ни инициатив – это довольно краткое и точное изложение сообщения, решение по которому станет принимать адресат. В тексте нельзя будет проявлять эмоциональную составляющую или приводить оценки. Если это нужно, автор способен указывать причину, из-за чего писал записку, а также ссылаться на действующие внутренние и отраслевые нормативы и акты, федеральный закон

.
Визу в служебной переписке проставляет руководитель подразделения, которому адресуется письмо и к которому относится его содержимое. Право визировать внутренние письма также могут бухгалтера и заместители руководителя.
Важно сказать, что служебная переписка подразделяется на:
Служебное письмо.
Телеграмму, телефонограмму.
Телекс.
Факсограмму.
Электронное сообщение.
Можно подробнее описать содержание служебного письма. Оно представляет собой обобщенное название разных информационных и справочных документов, оформляемых в соответствии с ГОСТом, пересылаемые по почте, факсу и иным методом.
Служебные письма – самый массовый тип управленческой документации. Они занимают до 80% входящей и исходящей документации организации, учреждения, фирмы. В зависимости от признака, полагаемого в основание классификации, все служебные письма стоит подразделить на такие группы:
По содержанию
По тематическому признаку.
По числу рассматриваемых в письме аспектов.
По функциональному признаку.
По структурному признаку.
По признаку адресата.
Главной целью делового письма может быть привлечение внимания к проблематике, информирование адресата, побуждение к действию – решению проблемы, документационное обеспечение, придание юридической силы определенному событию, факту, поддержка и упрочнение деловых отношений.
Основным словом при выявлении цели считается глагол-действие: прошу (просим), сообщаем, требуем, ставим Вас в известность, напоминаем, подтверждаем