Делопроизводство: документы различные по видам и назначению

Введение
Документы входят в нашу жизнь повсеместно: на работе, в жизни, в больнице и т.д. Они играют большую роль: элементарно, не будь у человека документов, он не смог бы полноценно существовать: покупать недвижимость, получать медицинскую помощь, иметь образование, работать и т.д.
Причем встречаются документы различные по видам и назначению. Одни содержат информацию; другие помогают взаимодействовать организациям, членам общества; третье несут культурное наследие и т.д., третье помогают регулировать правовые нормы,
В процессе развития документационного обеспечения постепенно сложились определенные документные комплексы – системы документации: например, система распорядительной документации, система документации по бухгалтерскому учету и отчетности, система документации по личному составу, система отчетной документации и др.
Работая с документами, важно изучить их виды и классификации – это поможет правильно оформлять и работать с документами. Именно от вида документа зависит структура, содержание и его оформление. Так как классификации происходят по определенному признаку, который указывают, как работать с документами.
Классификация является одним из методов познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам. «Правильно составленная комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах».
Целью эссе является рассмотреть виды документов.
Задачи:
Определить, что такое делопроизводство, его цель.
Дать определение понятию «документ».
Рассмотреть функции документов.
Рассмотреть классификации документов.
Основная часть
Делопроизводство
Оформлением документов занимается делопроизводство, также оно ведет дальнейшую работу с ними и помогает сохранить их, и даже осуществляет их поиск. Именно работа в архивах напрямую связана с делопроизводством.
«Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления организацией или документационное обеспечение управления (ДОУ)». Задачи делопроизводства: создавать документы и оформлять их на разных носителях, а также регистрировать их на разных носителях.
Что такое документ?
В первую очередь, нужно разобраться, что является документом. Документ – это материальный носитель с зафиксированной на ней информацией.
Документ относится к официально-деловому стилю, поэтому при его оформлении всегда учитываются правила: должны быть данные оформителя, например, при составлении рекомендательного письма всегда указывается должность, ФИО составителя данного документа; пишется название документа, например, заявление, резюме и т.д.; также указывается дата, так как многие документы имеют свой срок действия, например, если в доверенности не указать дату, то она будет не действительна; но и без чего точно документ не будет действителен, это без подписи. Все эти правила условны, в одних документах они соблюдаются, в других нет.
Функции документа
Функции документа подразделяются на общие и специальные. К общим функциям относятся:
Информационная. В любом документе содержится какая-либо информация. Например, в резюме есть информация о прошедшей работе, о личных качествах, об образовании и т.д. Оттого, какую информацию содержат документы их подразделяют на: ретроспективные (о прошлом), например, резюме, трудовая книжка; оперативные (о настоящем), например, паспорт; перспективную (о будущем), например, приказ.
Социальная. Документ служит на благо общества и человека

. Например, благодаря полису человек может получить бесплатную медицинскую помощь.
Коммуникативная. Документы служат средством связи между членами общества. Пример, законы, приказы, деловая переписка и т.д.
Культурная. Документы из поколения в поколение передают информацию об эпохе и её выдающихся личностях. Например, нынешнее поколение познает биографию писателей из их дневниковых записей.
К специальным относятся:
Управленческая. Пример: законы, отчеты и др.
Правовая. К ним относятся документы, которые регулирует правовые нормы. Пример: закон. Также сюда можно отнести документы, которые являются доказательством в суде. Например: видео отчет со следственного эксперимента.
Обучающая. Документ передает информацию из поколения в поколение.
Анализ основных функций документа позволяет выделить важнейшие их особенности:
- во-первых, некоторые функции присущи документу изначально, независимо от воли и желания автора (функции закрепления, передачи, сохранения информации, культурная функция, функция исторического источника). Другими функциями документ наделяется сознательно, в зависимости от конкретных социальных потребностей;
- во-вторых, любой документ многофункционален, т.е. обладает одновременно несколькими функциями, переплетёнными между собой, поскольку в реальной действительности различные сферы и типы социальной деятельности тесно взаимосвязаны. Однако при этом обычно преобладает какая-то одна функция;
- в-третьих, функции документа можно разделить на: функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, политическая), функции постоянно действующие (все остальные), которые обеспечивают историческую и социокультурную преемственность.
Виды документов
Оттого, содержит ли только информацию документ, но или также приказ, выделяют информационные и директивные документы. Информационные несут в себе только информацию об организации, человеке и т.д, но не содержат приказа. Пример: паспорт, биография и т.д. Директивные документы содержат то, что обязательно для выполнения. Пример: приказ, указ, законы и т.д.
По происхождению документы подразделяются на личные и официальные. Личные документы содержат подробности личной жизни и не служат для посторонних глаз. Составляются в свободной форме. К таким документам относится дневник, переписка, заметки.
«Официальные документы - это документы организации, оформленные определенным образом и в установленной форме». Они, как правило, составляются по определенному образцу. С их помощью происходит планирование работы организации, планирование финансов, контроль, снабжение и учет. К таким документам относится: приказ об увольнении, заявление на отпуск, кассовая книга и т.д.
Здесь нужно отметить, что официальные документы могут быть личными, пример, паспорт, аттестат, свидетельство о рождении; организационными, пример: инструкции, уставы и т.д.; распорядительными, пример: указы, приказы, распоряжения и т.д.
Также классификация документов зависит от того, в каком формате и виде они были написаны и хранятся. По этому принципу выделяют письменные документы, они могут быть в печатном и рукописном виде. Также выделяют электронные документы – это те документы, которые хранятся на электронных носителях и непосредственно на самом компьютере. Такие документы могут быть и в видео- аудио – фото- формате. В таких документах ставится электронная подпись.
Документы по содержанию бывают трех видов: организационно-распорядительные, финансово-расчетные, по снабжению и сбыту.
В организационно-распорядительных документах отражены вопросы общего руководства предприятием и его производственной деятельностью. Эти документы составляются работниками всех подразделений предприятия