Анализ и обзор имеющихся видов документации

Введение
В настоящее время, практически любая сфера жизни современного человека, так или иначе, связана с различного рода документами. Начиная с самого рождения, когда человек получает свидетельство о рождении и на протяжении всей жизни, человек работает и живет в мире большого разнообразия документов.
Современный мир очень сложно представить без документов. Если задуматься, то ни одна операция не проходит без подтверждающих ее бумаг. Так, даже придя в магазин, человек получает чек, который является документов. А если говорить о работе крупных компаний, то без документов она попросту не сможет реально существовать.
В данной работе будут рассмотрены основные виды документов. Целью работы является анализ и обзор имеющихся видов документации.
Для того, чтобы достичь поставленной цели, необходимо решить ряд задач, а именно:
Дать наиболее полное толкование понятию «документ»;
Определить историческую основу рассматриваемого вопроса;
Рассмотреть существующие в настоящее время виды документации;
Дать оценку полезности и эффективности использования документов в современном мире.
Цель работы является актуальной, так как документы занимают очень важное значение в жизни любого человека и в длительной перспективе будут продолжать его занимать. Во всем мире большинство коммуникаций осуществляются при помощи документооборота.
История возникновения документов
Прежде всего, обращаясь к вопросу о различных видах документов важно рассмотреть исторический аспект.
Появление первых документов, которые записаны на различных носителях, датируются около 30 века до нашей эры. Этот период можно считать началом передачи данных людьми в письменном виде. Предметы, окружавшие первобытного человека, были наделены особым значением, символизировали понятия и явления.
Позже появились живописные или пиктографические фрагменты и записи. Это были изображения на стенах пещер и скал, в основном иллюстрировавшие события из жизни племени.
В начале каждый рисунок передавал событие. Со временем рисунки стали проще, отчасти стандартизированы и заменены знаками, обозначающими слова. Позже знаки стали обозначать один слог, а затем и отдельные буквы.
Постепенно, независимо друг от друга в разных частях света возникли различные системы письменности.
В Европе (на острове Крит и в Древней Греции) и на Ближнем Востоке письменность появилась несколько веков спустя, а в Китае - только во втором тысячелетии до нашей эры.
Различные шрифты в течение трех тысячелетий господствовали над странами Востока, но затем были заменены более простой и удобной системой.
Что касается русского государства, то кириллица (славянский алфавит) была создана на основе греческого алфавита и реформировалась в течение веков XVI - XIX. Современный русский алфавит является результатом реформ и постепенной ликвидации неиспользуемых греческих букв.
Слово «документ» в русском языке берет свое начало со времен Петра I и первоначально данное понятие имело значение письменного свидетельства.
Таким образом, можно сказать, что документ в классическом понимании пришел в Россию в 18 веке, однако и до этого существовали прообразы современных документов.
Понятие документа
Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и других сфер нет единства в понимании понятия «документ», несмотря на наличие ряда законодательных и официальных определений.
В зависимости от того, какая отрасль знания дает это определение, преобладает какой-то один аспект (правовой, управленческий, исторический) и само понятие «документ» определяют различным образом, хотя информационная его сущность является очевидной.
Как уже говорилось ранее, документы являются объектом изучения многих научных дисциплин, что дает вольность в толковании данного понятия

. Так, например, для юриста документ служит в качестве доказательств чего-то, для историков как исторический источник, для специалиста в области управления - средством фиксации и передачи управленческих решений, для обычного гражданина тот же паспорт является важнейшим идентификационным документом.
Основная причина появления документа – это необходимость записи информации. После отображения информации в документе обеспечивается хранение и накопление документа, возможность его передачи другому лицу, многократное использование и своевременное возвращение к информации. Таким образом, документ оценивается на основе содержащейся в нем информации.
Документ как объект исследования можно рассматривать на разных уровнях:
Отдельный документ;
Система документов (документы, используемые в определенной сфере деятельности);
Ряд различных систем документации (все виды документов, созданных в обществе).
Носитель документированной информации-это материальный объект, с помощью которого фиксируется и сохраняется речевая, звуковая или образная информация, даже в преобразованной форме.
Виды документов
Рассмотрим основную классификацию по видам документов. Все документы делятся на две большие группы.
Первая группа – это документы по общим и административным вопросам, иными словами по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельности. Эти документы могут быть подготовлены сотрудниками всех подразделений компании.
Вторая группа – это документы по административным функциям. Такие документы составляются сотрудниками финансовых учреждений, отделов бухгалтерского учета, планирования, закупок и маркетинга и других функциональных подразделений.
По большей части данное разделение может быть спроецированно и на обычную жизнь гражданина, который разделяет те или иные документы по функциям и конкретным вопросам.
Документы классифицируются по следующим обозначениям:
научные отчеты,
чертежи,
графики,
технологические карты,
приказы,
инструкции,
планы и отчеты, акты,
протоколы,
контракты,
акты,
инструкции,
сертификаты,
отчеты,
пояснения,
деловые письма,
телеграммы,
анкеты,
стандарты,
спецификации,
платежные требования,
доверенности,
заявления о претензиях,
свидетельства о защите авторских прав.
Основным носителем деловой информации сегодня является бумага. Однако в настоящее время наибольшую популярность напирают документы в электронном виде. В то же время, материальная составляющая документа привычна для большинства людей.
По месту составления документы делятся на документы, которые используются для решения внешних и внутренних проблем. Внешняя документация, в свою очередь, делится на входящую и исходящую корреспонденцию. Такое разделение, безусловно свойственно для управленческой сферы и различных компаний, но рассмотрение данной классификации в работе видится необходимым для полного понимания вопроса.
В зависимости от степени сложности документы делятся на простые и сложные документы. Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов, зачастую комплексно.
С юридической точки зрения документы могут делиться на подлинные и фальшивые. Исходные документы являются действительными и недействительными. Документ становится недействительным из-за истечения срока действия или отмены другим документом.
По происхождению документы делятся на официальные, составленные на предприятиях, в организациях и личные письма граждан, в которых содержатся жалобы, предложения и просьбы.
По срокам хранения документы подразделяются на постоянные и документы на временное хранение. Временные документы хранения, в свою очередь, подразделяются на документы с длительностью хранения до 10 лет и более 10 лет.
По степени унификации различают единичные, стандартные, экранные, приблизительные и унифицированные документы в виде анкет и таблиц.
Типичными документами являются те, которые призваны выявить однородные процессы и явления: типичный технологический процесс, внутренние стандартные правила и другое