Анализ и формирование системы внешних и внутренних коммуникаций организации

Введение
Коммуникация является наиболее важной составляющей деятельности лидеров, потому что коммуникация - это обмен информацией между людьми. Поэтому люди могут работать вместе, интерпретировать задачи и решать их. Коммуникация является важным элементом обеспечения эффективного управления.
Важная роль в деятельности любого общества заключается во взаимодействии с общественностью.
Актуальной темой является построение эффективных внешних и внутренних коммуникаций на предприятии. Потому что они влияют на многие факторы развития. Коммуникационные процессы - это жизненно важные связи между управляющим и его подчиненными, между менеджерами на одном уровне, между организацией и средой.
1.Понятие коммуникации в организации
Организации имеют различные способы обмена информацией. Так, например, различные мероприятия общественного характера проводятся уже с существующими и потенциальными потребителями товаров для представлений услуг своих компаний, прежде всего посредством рекламы и с помощью других средств продвижения товаров на рынке.
Коммуникации в организации – взаимодействие сотрудников, которые принимают участие в выполнении своих функциональных обязанностей или уполномоченных инструкций.
Внешние коммуникации - это обмен информацией между организацией и ее внешней средой. Любая организация существует не в изоляции, а во взаимодействии с внешней средой. Это касается факторов, влияющих на окружающую среду, и их результатов [2].
Под внутренними коммуникациями понимается обмен информацией внутри организации между сотрудниками, управляющими и сотрудниками и т.п.
Для обеспечения совместной работы в сфере управления необходимо большое значение уделять инфраструктуре коммуникаций. Создание слаженной коммуникативной структуры, чтобы организация коммуникаций была действенной– цель организации.
Коммуникативная инфраструктура может быть представлена ​​как сеть каналов, в которой происходит обмен информацией. Коммуникативные потоки – каналы общения.
Рис. 1 - Коммуникационные потоки организации
Эффективность инфраструктуры организации состоит из:
- эффективного организационного обмена информацией между сотрудниками и руководством;
- налаженный процесс эмоционального и интеллектуального обмена информацией;
- установление доверительных отношений между людьми в организаци4и;
- сформулированные общие взгляды на внутреннюю среду организации
- совместная работа команд с целью выполнения задач организации.
Эффективное межличностное общение между сотрудниками и руководством имеет решающее значение в управлении, так как подчиняет множество структур в управлении людьми друг с другом (начальник-подчиненный, подчиненные между собой) [8, 9].
Организационная коммуникация - информация передается группам или организациям (с помощью - презентации, приказы, инструкции, инструкции и т.д.). Основной задачей организационных коммуникаций является обеспечение и улучшение информационных потоков в сети связи. Связи включают в себя горизонтальные, вертикальные и диагональные коммуникации.
Вертикальные связи устанавливаются между лидером и исполнителями.
Примером таких отношений является предоставление отчетной информации. Горизонтальные коммуникации существуют на уровне организации.
Диагональные связи – это связи с другими начальниками и с другими подчиненными
2.Коммуникационная политика «Лукойл»
2.1.Общая характеристика организации
ПАО «ЛУКОЙЛ» - одна из международных вертикально интегрированных нефтегазовых компаний. Основными видами деятельности являются разведка и добыча нефти и газа, производство нефтепродуктов и продуктов нефтехимии, а также выпуск готовой продукции.
Разведка и добыча осуществляется на территории Российской Федерации, основной ресурсной базой является Западная Сибирь. «ЛУКОЙЛ» владеет современными нефтеперерабатывающими, газоперерабатывающими и нефтехимическими заводами, расположенными в России, Восточной и Западной Европе, а также в соседних странах. Продукция компании продается в России, Восточной Европе и Западной Европе, и США.
Рис.2 – Пример организационной структуры
2.2.Система внутренних коммуникаций организации
В коммуникационных процессах компании участвуют сотрудники аппарата управления. Управляющий должен использовать информацию из разных источников - старшие эксперты, подчиненные, менеджеры одного уровня, клиенты, поставщики, СМИ и т. д. Они должны работать вместе, объяснять цели и достигать их. Однако общение - это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых этапов. Компания ЛУКОЙЛ нуждается в эффективных коммуникациях [10].
Внутренние коммуникации в организации осуществляются вертикально и горизонтально. Вертикальные коммуникации осуществляются как подчиненными, так и в форме обратной связи.
Таким образом, передача информации осуществляется в соответствии с документами, документами и отчетами, нормативными документами, документами и документами, отчетами, предложениями и пояснениями. заметки. Связь по восходящей линии связи также является функцией оповещения о том, что происходит на нижних уровнях. Таким образом, это позволяет узнать о текущих или возникающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления ситуации [8, с. 362]. И включает в себя различные отчеты об экономическом состоянии компаний, а также различные виды поощрений и премий.
Неформальные коммуникации в процессе общения сотрудников ОАО «ЛУКОЙЛ» на различные интересы: повседневные, ситуационные. Данные связи не фиксируются ни в каких организационных документах или официальных требованиях. Они играют важную роль в деятельности сотрудников, работают в социально-психологической обстановке. Сотрудники общаются друг с другом зачастую с помощью электронных средств связи

. Такие коммуникации облегчают быстрый и полный обмен информацией. Это и - поздравления, деловое общение, награды, выговоры и слухи. Они не получают информацию об этой организации [6].
Последней государственной инновацией в области коммуникаций на в ПАО «ЛУКОЙЛ» является создание эффективных коммуникационных процессов, которые регулярно решают проблемы в сфере производства или обслуживания клиентов.
Проблемы коммуникации в межличностном общении. 
Причины проблем из-за недопонимания следующие.
1. Различия в восприятии.
конфликт между областями компетенции, структурный конфликт такого рода может привести к избирательному восприятию получателем информации в зависимости от его собственных интересов и потребностей и игнорированию интересов отправителя;
различные социальные установки членов организаций, различные структурные ценности;
личная неприязнь на фоне проблемы;
2. Семантические барьеры, выделяющиеся из-за плохо сформулированных сообщений, которые могут привести к потере информации во время передачи получателем, особенно многие проблемы такого рода ставят в многонациональной среде.
3. Невербальные межличностные барьеры (неверные, интонационные, внутренние значения и другие формы невербального символического общения) [7].
4. Плохая обратная связь (например, из-за невозможности слушать).
Чтобы использовать потери из-за недостатков межличностного общения, вы можете использовать следующие методы:
предварительная подготовка к передаче сообщения; например, объяснение основных положений, содержания сообщения;
устранение семантических барьеров путем устранения двусмысленности, двусмысленности понятий;
постоянное внимание к невербальному символическому общению - тон репортажа, жесты, мимика и т. д.
проявление эмпатии и открытости в общении и обмене сообщениями;
установление обратной связи, для чего следует: задавать получателю информацию о содержании сообщений и степени его восприятия; оценивать неправильное отношение получателей к сообщениям, уделять особое внимание жестам, выражать мимику, указывать на путаницу или недопонимание; создать атмосферу доверия, доброй воли и готовности обсуждать возникающие проблемы с учетом интересов и потребностей получателей информационных сообщений.
2.3.Система внешних коммуникаций
Отношения с партнерами (B2 B)
Так как основными направлениями деятельности компании является разведка и добыча нефти и газа, производство нефтепродуктов и нефтехимической продукции, а также сбыт произведенной продукции, то основными партнерами компании являются различные компании, сети АЗС, крупные нефтегазовые компании. К партнерам компании можно отнести индонезийскую нефтяную компанию "PERTAMINA", ГАЗПРОМ НЕФТЬ, ОАО "КАМАЗ", "Группа ГАЗ", Toyota Motor Manufacturing Russia, ООО "Ставролен", "Qatar Petroleum", Новолипецкий металлургический комбинат, ТПП России, ОАО "ЮГК ТГК-8", ConocoPhillips, "Северсталь-Авто", "АДК", "ДЕ БИРС" и многие другие.
Коммуникации осуществляются, в основном, по вопросам приобретения различного рода продукции, такой как цистерны, средства транспортировки нефти (ж/д цистерны), средства транспортировки автопродуктов (автоцистерны), оборудование для буровых установок бурения скважин при разработке месторождений, автотранспорт, трубы для транспортировки нефти и жидких нефтепродуктов по нефтепроводам и мн. др. Например, в "Группе ГАЗ" закупается автотранспорт, Новолипецкий металлургический комбинат поставляет металл для производства нефтепроводов, а также трубы для транспортировки нефти и жидких нефтепродуктов.
Отношения с органами власти ( B2 G).
Это свидетельствует о необходимости достаточно жесткого регулирования их деятельности со стороны государства. Государственная техническая политика направлена ​​на повышение экономической и энергетической эффективности всех стадий добычи, преобразования, распределения и использования энергетических ресурсов; отказ от чрезмерной централизации энергоснабжения; экологическая и аварийная безопасность источников энергии и надежности энергоснабжения потребителей; разработка эффективных технологий добычи и добычи углеводородного сырья и т.д [5].
Отношения с организациями третьего сектора ( B2 S).
Особое внимание ОАО "ЛУКОЙЛ" предоставляет сотрудничество с некоммерческими организациями. Социальные и благотворительные программы предназначены для корпоративной стратегии и содействия конструктивному сотрудничеству с деловыми кругами и обществом. В 1991году был создан фонд "ЛУКОЙЛ". Фонд оказывает благотворительную и спонсорскую деятельность.
Цель данного фонда - поддержка российской культуры и помощь в организации и проведении конкретных проектов.
Отношения с организациями информационного сектора ( B2 I).
Данные о множестве налаженных связей с различными СМИ, в том числе и за рубежом. Следует отметить, что по итогам 2008 года есть собственный пресс-центр, который передает новостную информацию другим источникам СМИ.
Пресс-центр сообщает о новых контрактах, подписке и сотрудничестве.
Отношения с частными лицами ( B2 P).
Компания занимается поиском и продажей товаров на нефтегазовом рынке. В сфере отношений с общественностью первоочередное внимание уделяется определенному образу жизни, компании на местном, общенациональном уровне. Основные клиенты компании - люди, поставщики электроэнергии, автовладельцы, заводы, различные компании, аэропорты, сеть АЗС. Например, Тойота Мотор Мануфактуринг Россия.
ОАО группа компаний "ЛУКОЙЛ" имеет собственный Интернет-сайт, в котором подробно отображена деятельность не только головного центра, но и всех подразделений по России. Здесь представлены данные о компании, ее миссия, цели, задачи, история компании начиная с первых лет существования, пресс-релизы, статьи, новости, издания пресс-центра компании, фото - и видео отчеты, а также другая информация [6].
Регулирование информационных потоков