Совершенствование информационного управления и обеспечения в логистической деятельности

С целью совершенствования информационного управления и обеспечения в логистической деятельности нами провелось исследование логистической системы ООО «КОМУС», в результате которого был выявлен ряд недостатков, присущих существующей системе управления. Для их устранения необходимо разработать и внедрить информационную систему управления.
Эффективность деятельности логистических компаний определяется качеством систем управления и существенным образом влияет на работу цепей и сетей поставок на всех уровнях.
Для обеспечения эффективного функционирования ООО «КОМУС» необходимо использовать современные методы управления, совершенствовать процессы координации в логистических цепях, а также разрабатывать и внедрять передовые информационные технологии, обеспечивающие поддержку всех ключевых процессов управления логистической компанией.
Для достижения данной цели необходимо разработать систему информационного управления данным предприятием.
Предварительно разрабатываемому программному комплексу дано название «Информационная система автотранспортного предприятия».
Программный комплекс должен отвечать следующим показателям:
эффективность;
надежность;
безопасность;
понятность [23].
Так же система должна иметь возможность доработки и расширения функциональности.
Программа предназначена для информационного управления процессов учета выполненных работ, начиная от оформления заявки на перевозку до оплаты ее заказчиком. Необходимо обеспечить полноту информации о проделываемой работе в реальном времени на всех этапах.
Программный комплекс должен обеспечить удобное для контроля представление информации [29]. Оператор должен затрачивать минимально возможное время на поиск информации о конкретном рейсе и этапе его выполнения. Необходимо автоматизировать процесс создания сопутствующих документов таких как: заявка, счет, акт выполненных работ.
Информационное управление учета выполненных работ транспортного предприятия актуальна тем, что позволит хранить, обрабатывать и формировать различную информацию по запросу [32], а именно:
данные по транспорту, водителям, номенклатуре предоставляемых услуг;
заявки на выполнение рейсов и предоставление дополнительных услуг;
акты выполненных работ;
акты на претензии клиентов по выполнению работ;
аналитические и финансовые отчеты;
Часть данных в программу будет вводиться вручную, автоматически программа будет формировать аналитические отчеты [33]. Использование данной программы позволит сократить расходы времени сотрудников, увеличить производительность их труда и обеспечить предприятие своевременной и полной информацией.
Разрабатываемая программа должна представлять полнофункциональную систему учета работы автопредприятия [26]. По своей логической структуре разрабатываемую программу можно разбить на следующие составляющие: заполнение условно–постоянной информации, ввод документов по выполненным работам, ведение документов по оплате выполненных работ и получение отчетности [34].
Первая подсистема разрабатываемой программы предназначена для ввода условно–постоянной информации, которая требуется в процессе работы [25]. Другими словами модули этой подсистемы позволяют ввести в базу данных всю необходимую информацию, которая в дальнейшем будет выбираться оператором в соответствующие поля форм документов при работе с ними, а также подставляться системой автоматически в некоторых случаях [27]. Все эти данные представляют из себя списки данных, каждый из которых соответствует отдельной сущности предметной области. Кроме основных данных каждый список будет содержать необходимое количество дополнительных полей, полностью характеризующих сущность. Состав этих полей будет определен при проектировании структуры базы данных [31]. В дальнейшем каждая такая сущность будет представлена таблицей в базе данных. Подсистема ведения условно–постоянных данных представлена справочниками, а также периодическими регистрами сведений, которые позволяют хранить данные в разрезе времени.
Все условно–постоянную информацию разрабатываемой системы можно разбить на следующие укрупненные группы:
ведение списка автомобилей и всех сопутствующих данных;
ведение списка водителей и всех сопутствующих данных;
ведение номенклатуры основных и дополнительных услуг и всех сопутствующих данных;
ведение дополнительных данных.
Первая группа данных предназначена для хранения данных автомобилей. Необходимо обеспечить хранение не только основных данных по автомобилям, но и различных дополнительных данных, которые может и не относятся к основным характеристикам автомобиля, но влияют на выбор оператором автомобиля для выполнения того или иного рейса, а также влияют на расчет стоимости работ [24].
Перечислим списки условно–постоянной информации подсистемы ведения автомобилей.
Автомобили. Это справочник, который хранит список имеющихся транспортных средств. Справочник должен позволять хранить списки автомобилей по группам. Кроме марки автомобиля необходимо хранить достаточное количество реквизитов автомобиля для выдачи полной информации пользователю и остальным подсистемам разрабатываемой системы об автомобиле.
Классы автомобилей по топливу. Это справочник, который хранит список классов нормативного расхода топлива автомобилей. Каждый автомобиль относится к одному из классов.
Классы. Этот справочник хранит список представительских классов автомобилей.
Производители. Этот справочник хранит список фирм–производителей автомобилей.
Виды документов. Данный справочник предназначен для хранения списка видов документов автомобилей и физических лиц, которые хранятся в системе. Примерами записей данного справочника могут быть «Страховка ОСАГО», «Страховка КАСКО», «Паспорт» и т.д.
Для администрации предприятия крайне важно хранить список документов каждого автомобиля, такие как страховки ОСАГО и КАСКО, листы прохождения технического осмотра и технического обслуживания и т.д. Так как при истечении срока действия этих документов на транспортные средства накладываются штрафы или запрет их эксплуатирования, отслеживание актуальности документов приобретает весьма важное значение. Хранить документы необходимо в разрезе автомобилей и видов документов, а в качестве хранимых параметров должны выступать следующие поля:
серия документа;
номер документа;
дата выдачи документа;
дата окончания действия документа;
кем выдан документ.
Хотя эти данные хранятся в системе не в справочниках, а в регистрах сведений, они все равно относятся к условно–постоянной информации и реализуются в системе ведения справочников. Для хранения документов автомобилей предназначен периодический регистр сведений «ДокументыАвто».
При выборе автомобиля для выполнения того или иного рейса оператору приходится учитывать выполнение наличия соответствия автомобиля различным условиям, предъявляемым клиентом к условиям перевозки груза, требованиям правил перевозки груза, особенностям мест погрузки–разгрузки, а также еще множеству условий, которые могут возникнуть по ходу выполнения заявки. Перечень таких особенностей заранее неизвестен на этапе разработки конфигурации, следовательно необходимо разработать механизм ведения списка таких особенностей и их значений оператором на этапе работы конфигурации. Такой механизм – ведение справочников «Виды свойств» и «Значения свойств», а также наличие перечня этих свойств у автомобилей и в каждой заявке.
Виды свойств. Данный справочник предназначен для хранения наименований различных характеристик, которые могут быть назначены в требованиях по перевозки груза и которые присваиваются автомобилю для проверки соответствия этим требованиям.
Значения свойств. Данный справочник хранит перечень возможных значений, которое может принимать каждое из свойств, хранимых в справочнике «Виды свойств». Хранение таких значений в справочнике сделано для того, чтобы оператор выбирал их из предопределенного списка, а не вносил произвольно каждый раз. Данный справочник подчинен справочнику «Виды свойств».
Задача назначения списка видов свойств и их значений автомобилям решается созданием в справочнике автомобилей табличной части с перечнем видов и значений свойств

. Оператор может создать необходимый перечень видов свойств и их значений и назначить каждому из автомобилей перечень значений. Такая же табличная часть создается в документе «Заявка».
Вторая группа данных в подсистеме хранения условно–постоянной информации относится к водителям. Как и первая группа, она должна обеспечить предоставление оператору и руководству фирмы максимально полную информацию по каждому водителя, а значит необходимо хранить не только его основные данные, но различные дополнительные данные. Группе ведения данных по водителям относятся следующие справочники.
Физические лица. Данный справочник хранит список сотрудников автопредприятия. Так как при ведении учета транспортных средств важно вести и учет сотрудников их эксплуатирующих, то система должна хранить список этих сотрудников. Среди сотрудников особо выделяется подгруппа водителей, которые выполняют поездки
Типы контактов. Это справочник предназначен для хранения видов контактно информации сотрудников.
Семейное положение. Это справочник, предназначен для хранения списка видов семейного положения сотрудников.
Хранилище дополнительной информации. Это справочник, предназначенный для хранения фотографий сотрудников.
Также как и автомобили, сотрудники, прежде всего водители, тоже имеют перечень документов, отслеживание наличия и актуальности которых имеет весьма важное значение. Это такие документы как водительское удостоверение, медицинская справка и т.д. Хранение этой информации должно быть организовано в разрезе физических лиц и видов документов. Состав хранимой информации совпадает с составом информации по документам автомобилей. Для хранения этой информации предназначен периодический регистр сведений «ДокументыФизЛиц».
Семейное положение сотрудника также может меняться во времени, для хранения текущего семейного положения и истории его изменения предназначении периодический регистр сведений «Семейное положение».
Третья группа информации подсистемы ведения условно–постоянной информации предназначена для хранения данных о номенклатуре услуг и всех данных, эти услуги характеризующих максимально полно. Приведем перечень справочников, относящихся к этой группе.
Номенклатура. Данный справочник хранит перечень услуг, которые предприятие предоставляет своим клиентам. Кроме основных в этом справочнике хранится и перечень дополнительных услуг. Справочник должен быть иерархическим с возможностью объединения услуг в логические группы. Состав реквизитов справочника должен максимально полно описывать предоставляемую услугу. Кроме тестовых данных справочник содержит реквизиты, выбираемые из других справочников.
Виды услуг. Данный справочник предназначен для хранения списка видов услуг. Отнесение услуги к тому или иному виду определяет ее классификацию.
Единицы измерения. Данный справочник предназначен для хранения списка возможных единиц измерения, в которых предоставляется номенклатура услуг.
При выполнении задачи учета выполненных услуг важно выполнения подзадачи ведения цен и их автоматического подставления в документы при оформлении заявок и актов выполненных работ для исключения ошибок операторов. Для этого нужно хранить цены на номенклатуру. Но необходимо учесть, что предоставление одной и той же услуги разными автомобилями может стоить по–разному. Так перевозка груза тяжелым и легким грузовым автомобилем имеет разную цену за километр пути. Необходимо хранить цены не только в разрезе номенклатуры, но и в разрезе классов автомобилей, которыми предоставляется данная услуга. Однако стоимость на некоторые услуги не имеет значения от самого автомобиля и его класса. Например погрузо–разгрузочные работы зависят только от объема и массы груза (количество предоставленной услуги), но не зависят от автомобиля. Цены на такую номенклатуру необходимо хранить без разреза класса автомобиля.
Для хранения цен на номенклатуру предоставляемых услуг предназначен периодический регистр сведений «Цены».
Четвертая группа данных предназначена для хранения дополнительных данных.
Фирмы. Данный справочник предназначен для хранения списка собственных юридических лиц.
Кассы. Данный справочник предназначен для хранения списка касс, в которые принимаются наличные средства оплаты за выполненные услуги
Контрагенты. Данный справочник предназначен для хранения списка клиентов, которым предоставляются основные и дополнительные услуги. Справочник должен содержать необходимое количество реквизитов, чтобы полностью охарактеризовать контрагента.
Банковские счета. Список банковских счетов в разрезе которых осуществляется безналичная оплата выполненных работ. В этом же справочнике хранятся банковские счета контрагентов.
Банки. В этом справочнике хранится перечень банков. Банк является реквизитом справочника «Банковские счета».
Содержание претензий. В этом справочнике хранится список наиболее часто предъявляемых клиентами претензий по выполнению услуг. В разрезе данных содержаний претензий в дальнейшем можно сделать анализ.
Подсистема ввода документов должна позволять вводить в систему данные о заявках на выполненные работы, актах выполненных работ и претензиях клиентов по выполненным работам, а также данные по наличной и безналичной оплате выполненных работ.
Заявка. Документ «Заявка» является центральным документом разрабатываемой системы. Этим документом оформляется факт намерения нашего транспортного предприятия выполнить поставленную клиентом задачу и осуществить перевозку, а также оказать дополнительные услуги в случае необходимости. Поиск заказа клиента на выполнение перевозки и всех этапах его согласования выходит за рамки нашего дипломного проекта. Результатом этой кропотливой работы является ввод в систему документа «Заявка». Документ должен включать в себя всю необходимую информацию по рейсу и предоставляемым услугам , так чтобы и оператор, вводивший документ и сотрудники, которым предстоит выполнять данную заявку и руководитель предприятия открыв этот документ в системе могли получить полную информацию по рейсу и всему, что его сопровождает.
Задача оформления заявки на выполнение перевозки должна позволять:
Выбирать в шапку документа клиента, которому выполняется перевозка;
Выбирать в шапку документа автомобиля из списка свободных автомобилей с указанием всех его характеристик;
Выбирать в шапку документа водителя из списка свободных автомобилей с указанием всех его характеристик;
Вводить в шапку документа цель поезди, пункт назначения, время выезда и заезда автомобиля, комментарии к заявке в целом для полного охарактеризования предстоящего рейса;
Формировать в табличной части списка основных и дополнительных услуг, которые предполагается оказать в ходе выполнения этой заявки с указанием пунктов отправки и назначения, включая промежуточные пункты, дату и время начала и окончания работ по каждой номенклатуре предоставляемых услуг, наименования предоставляемых услуг их количества, единицы измерения, цены и суммы, комментария к каждой записи списка;
Автоматически выбирать цену услуги из регистра сведений цен на каждую услугу в зависимости от наименования услуги и класса выбранного автомобиля, автоматически рассчитывать сумму, автоматически пересчитывать цену и сумму в случае изменения услуги или количества, автоматически рассчитывать общую сумму заявки;
Формировать в табличной части списка особых требований предъявляемых к рейсу, условиям перевозки груза, оборудованию мест погрузки и разгрузки, специальных требований к автомобилю. Этот перечень должен заполняться из справочников «Виды свойств» и «Значения свойств». В зависимости от данного перечня оператор выбирает подходящий автомобиль из списка автомобилей, сверяя требования к рейсу с возможностями автомобиля.
Услуга или акт выполненных работ. Этот документ фиксирует в системе факт предоставления клиенту перечня услуг, оговоренных в заявке и выполнения вех работ. В отличие от заявки этот документ является фактом выполнения работ, а не намерения их выполнить и является основанием для оплаты услуг. Та как документ является логическим продолжением заявки, то его структура полностью повторяет структуру заявки, а ввод происходит на основании заявки