Разработка мероприятий по внедрению в деятельность фирмы программного обеспечения

В рамках разработки проекта по внедрению в деятельность ООО «Информпроект-Кодекс» нового программного обеспечении определяются:
цели проекта;
изучается среда внедрения проекта;
определяются сроки его реализации проекта;
определяется круг лиц ответственных за реализацию проекта;
определяются затраты необходимые для реализации проекта;
формируется календарный план реализации проекта;
определяется экономическая эффективность внедрения в деятельность организации сформированного проекта;
заключается договор на поставку программного обеспечения.
Цель проекта должна отражать цели и задачи стоящие перед деятельностью ООО «Информпроект-Кодекс».
При изучении среды внедрения проекта:
изучается текущее программное обеспечение;
изучаются основные бизнес процессы, реализуемые в деятельности организации;
определяются потенциальные направления совершенствования функционала используемого программного обеспечения.
На этапе определения сроков реализации проекта определяется временной интервал, в течение которого будут реализованы все мероприятия связанные с реализацией проекта по внедрению в деятельность организации нового программного обеспечения.
На этапе определения круга лиц ответственных за реализацию проекта отбираются должностные лица организации, чьи трудовые функции связаны с реализацией проекта. Данные лица приказом генерального директора назначаются ответственными за реализацию конкретного этапа проекта по внедрению в деятельность организации нового программного обеспечения.
На этапе определения затрат необходимых для реализации проекта сотрудниками экономического отдела составляется сначала смета затрат с детализацией отдельных видов расходов, которые будет понесены организацией при фактической реализации проекта, а далее формируется бюджет затрат с детализацией расходов на проект по кварталам
На этом же этапе генеральный директор предприятии совместно с главным бухгалтером и экономистом оценивают финансовое состояние организации и принимают решению о том, за счет каких средств будет реализован проект. В основном у организации имеется два варианта финансирования проекта:
за счет собственных средств;
за счет привлеченных источников.
На этапе формирования календарно плана определяются конкретные даты, в которые должен быть реализован тот или иной этап реализации проекта. Отступления от данного графика грозит срывом реализации проекта, поэтому его соблюдение строго контролируется со стороны руководства организации.
На этапе оценки экономической эффективности реализации в деятельности организации проекта по внедрению в деятельность нового программного обеспечения дается комплексная оценка проекта.
Окончательное управленческое решение о целесообразности реализации в деятельности организации проекта по внедрению в деятельность нового программного обеспечения может быть принято, только при установленной проектной эффективности.
На основе созданного технического задания по внедрению нового программного обеспечения реализуется этап заключения договора на поставку программного обеспечения, в большинстве случае наряду с поставкой нового программного обеспечения заключается договор о его настройке и обучения персонала работе с новой программой.
Техническое задание формируется на программное обеспечение, выбранное из альтернативных вариантов, которое по сравнению с иными вариантами имеет больше преимуществ и максимально отвечает целям и задачам деятельности.
Залогом успешной реализации проекта по внедрению в деятельность организации нового программного обеспечения выступает:
принятие и поддержание проекта со стороны генерального директора организации;
активное участие в реализации проекта должностных лиц ответственных за его реализацию;
стремление персонала организации принятии и усвоить организационные изменения в части обновления программного обеспечения.
Внедрение нового программного обеспечения в деятельность организации позволяет получить следующие наиболее характерные изменения:
повышение скорости принятия управленческих решений;
повышение эффективности и качества управленческих решений;
повышение контроля за деятельностью организации и ее финансовыми результатами;
Проект по внедрению в деятельность организации нового программного обеспечения требует разработки соответствующего регламента в целях создания единой среды реализации проекта.
Структура регламента проекта по внедрению нового программного обеспечения представлена в табл

. 2.1.
Таблица 2.1 – Структура регламента проекта по внедрению нового программного обеспечения
Общие положения Цель регламента
Задачи регламента
Определение
Участники проекта
Направления обновления программного обеспечения
Постановка задачи и запуск проекта по обновлению программного обеспечения Основания для проведения изменений
План внедрения проекта в деятельность
Функции разработчика проекта
Порядок выполнения работ по реализации проекта по обновлению программного обеспечения Требования к разработке
Задачи исполнителя
Содержание справочной информации
Отладка системы
Тестирование нового программного обеспечения
Принятие решение руководителем организации
Результат принятия решения
Адаптация проекта в деятельности организации
Эксплуатация нового программного обеспечения
Документация по проекту направленного на внедрение в деятельность организации нового программного обеспечения
Регламент организации, созданный на основе приведенной выше в таблице 2.1 структуры обязателен для соблюдения всеми сотрудниками организации.
В процессе формирования проекта по внедрению в деятельность организации нового программного обеспечения в обязательном порядке должны быть сформированы следующие документы:
отчет о диагностики текущего программного обеспечения применяемого в деятельности организации;
распоряжение руководителя организации о создании проекта по внедрению в деятельность организации нового программного обеспечения;
приказ о назначении лиц ответственных за реализацию этапов проекта по внедрению в деятельность организации нового программного обеспечения;
справка об обоснование выбора конкретного программного обеспечения в рамках совершенствования текущего программного обеспечения организации из альтернативных вариантов (формируется в отделе АСУ);
формируется сам проект по внедрению в деятельность организации нового программного обеспечения, который утверждается генеральным директором организации;
план по реализации проекта;
техническое задание;
протокол тестирования нового программного обеспечения;
смета затрат;
бюджет затрат (с указанием объема расходования средств по кварталам, и целиком за год);
акт о внедрении программного обеспечения;
отчет о внедрении программного обеспечения и адаптации сотрудников к работе с ним;
служебные записки.
Важным моментом являет то, что новое программное обеспечение должно иметь способность быть интегрированным с программным обеспечением, установленным в деятельности организации, то есть между ними не должно быть конфликта.
Техническое задание к новому программному обеспечению, которое планируется внедрить в деятельность организации в рамках обновления должно быть подписано:
разработчиком проекта;
руководителем проекта;
исполнителем проекта;
руководителем отдела, в которое будет внедрено новое программное обеспечение.
За каждым участником проекта по внедрению в деятельность организации нового программного обеспечения должны быть закреплены должностные обязанности.
Основное содержание указанных обязанностей в разрезе участников проекта представлено в таблице 2.2.
Таблица 2.2 – Должностные обязанности участников проекта по внедрению в деятельность организации нового программного обеспечения
Роль участника проекта Функции и ответственность участника проекта
Инициатор проекта по внедрению в деятельность организации нового программного обеспечения Обосновывает потребность в обновлении программного обеспечения.
Разработчик проекта Определяет цели проекта, его задачи.
Устанавливает критерии оценки успешности внедрения проекта в деятельности организации.
Несет ответственность за разработку положений проекта.
Руководитель проекта Утверждает проект.
Контролирует реализацию этапов проекта.
Несет ответственность за реализацию всех этапов проекта
Исполнители проекта Апробируют возможности нового программного обеспечения.
Эксплуатируют новое программное обеспечение на постоянной основе в процессе выполнения трудовых обязанностей.
В качестве первого критерия, по которому можно судить о результатах внедрения проекта по внедрению в деятельность организации нового программного обеспечения выступает обучение персонала.
В таблице 2.3 представлены параметры оценки результата внедрения проекта по критерию «обучение персонала».
Таблица 2.3 – Параметры оценки результата внедрения проекта по критерию «обучение персонала»
Показатель оценки (критерий) Результат оценки Документ
Обучение персонала организации Персонал полностью овладел навыками работы с новым программным обеспечение внедренным в деятельность организации Протокол
Вопрос обучения персонала работе с новым программным обеспечением является одним из приоритетных, так как весь трудовой процесс осуществляется ими, поэтому недопонимание функционала программного обеспечения приводит к снижению качества работы