Оптимизация и улучшение сервиса от внедрения информационного управления ООО «КОМУС»

В настоящее время предприятиям различной формы собственности приходится функционировать в сложных экономических условиях. Условием успешной работы любого предприятия в сегодняшних реалиях является высокоэффективная организация работы фирмы на всех уровнях. Это сложная задача, положительное решение которой нужно искать не в области какой–либо конкретной науки, а на пересечении различных дисциплин, таких как менеджмент и управление, аудит, логистика, бухгалтерский учет и, конечно же, информатика [9].
Со временем появилась необходимость информационного управления бизнес процессов. Ее вызвали возросшие объемы информации, нагрузки на сотрудников и как следствие низкая оперативность и эффективность работы. Руководством компании была поставлена задача − найти решение для данной задачи.Применение системы информационного управления осуществляется в целях успешной реализации бизнес–стратегии предприятия, исполнение которой должно гарантировать его эффективность. Для этих целей требуется оптимизировать работу подразделений, добиться их слаженной работы и сократить административные издержки. Это достигается за счет преимуществ, предоставляемых информационной системой.
К данным преимуществам относится:
повышение прозрачности бизнеса;
сокращение времени работы с документами и снижение ошибок;
увеличение скорости принятия решений;
ускорение поиска нужной информации;
повышение достоверности и актуальности данных;
увеличение скорости документооборота между подразделениями.
Информационная система в целом обеспечивает повышение конкурентоспособности компании как за счет внедрения в его работу эффективных бизнес–процессов, так и благодаря тому, что использование системы, как правило, приводит к сокращению общих расходов предприятия. Инструменты анализа, планирования и моделирования помогают оптимизировать ресурсы предприятия в целом.
В настоящее время процессу выполнения заказов в ООО «КОМУС» присущи следующие особенности:
устаревшие средства обмена данными – стандартная электронная почта, общие файловые ресурсы и телефон;
хранение информации на локальных машинах и общих файловых папках со слабыми возможностями поиска;
ручное управление базой данных, в основе бизнес–процессов – бумажные документы.
Проанализировав деятельность рассматриваемого предприятия, можно увидеть множество недостатков в функционировании существующей системы организации учета выполнения работ.
В первую очередь, это выражается в том, что хранилища документов – это бумажные списки, поиск данных в которых проводится только вручную, что является очень сложным и затруднительным процессом. Количество операций, выполняемых работниками подразделений настолько велик, что их выполнение в ручном режиме на традиционных носителях на данном этапе становится затруднительным.
Помимо прочего, неудобно организовано и хранение и получение оперативных данных об услугах и их параметрах, клиентах и проведенных взаиморасчетах с ними, подготовка отчетов, подготовка списков документов.
Такой подход к организации в дальнейшем может привести в более существенной проблеме – снижение продуктивности и загруженности организации ввиду увеличения физических объемов клиентской базы и сложного процесса оформления документации, что может затруднить работу с клиентами и в дальнейшем привести к сокращению объемов активной клиентской базы автотранспортного предприятия. Отсутствие информационной системы управления также сказывается и на эффективности привлечения новых клиентов

. Низкий уровень производственных мощностей также оказывает влияние и на эффективность автотранспортных единиц. Как следствие, прибыль организации также значительно снизится.
В настоящее время диспетчерская служба тратит значительное время на обращение в информационный отдел за необходимыми выдержками из клиентских баз. Через информационный отдел проходит значительное количество информации, которую необходимо не только найти и обработать, а и передать по запросу. Учитывая, что диспетчерская служба отвечает за взаимодействие не только с водителями, а и с клиентами, следует, что оперативность и точность работы играет очень большую роль в их работе. Данные проблемы можно решить с помощью информационных систем. Информатизация данного процесса даст возможность ООО «КОМУС» снизить загруженность предприятия, увеличить производственные обороты и повысит лояльность клиентов.
Таким образом, анализ существующей системы позволяет сделать вывод, что дальнейшее применение традиционных способов учета с использованием бумажных технологий невозможно. Учитывая специфику и направленность грузовых перевозок, отметим, что наиболее эффективным и не требующих больших вложений вариантом является совершенствование существующей системы процессов работы с клиентами и учета выполненных работ путем внедрения информационной системы.
Введение информационной системы управления обеспечит уменьшение управленческих и накладных расходов, увеличит скорость оформления документов и поиск существующей документации о данных клиента и выполненных ранее транзакциях по различным параметрам, улучшить логистику группирования адресов доставки, уменьшит простои операторов, даст возможность формирования достоверной и полной информации обо всех проводимых операциях.
Также отметим, что использование информационных систем на базе информационных технологий дает не только удобство и быстроту поиска данных и оформления документов, но и поднимает учет принципиально на новый уровень, предоставляя функции, которые ранее были недоступны. Прежде всего, это относится к подсистеме аналитических отчетов [22]. Ранее, при использовании системы бумажного учета получить отчет по проделанной работе можно было лишь проанализировав все журналы. При использовании информационной системы учета выполнение любой операции оформления исходящих позволяет в любой момент времени получить данные [7].
Еще одним важным достоинством использования информационной системы является безопасность хранения данных. При хранении данных на бумажных носителях утрата любого документа является невосполнимой [8]. Такая утрата могла случиться как в результате действий конкурентов, так и в результате действия непреодолимых сил. При хранении данных в электронном виде существующие способы обеспечения безопасности хранения данных и их дублирования делают такое хранение полностью надежным [21].
Таким образом, можно выделить следующие достоинства от внедрения и использования информационной системы на основе вычислительной техники для выполнения задачи построения системы информационного управления учета работы автотранспортного предприятия ООО «КОМУС»:
увеличение удобства поиска и сортировки данных из справочников хранения постоянной информации и журналов совершенных операций;
увеличение скорости поиска и сортировки данных, а также оформления операций;
обеспечение конфиденциальности хранения информации;
обеспечение работы большого количества пользователей.
На сегодняшний день существует множество готовых решений.
«1С:Предприятие