Документальное оформление, аналитический и синтетический учет расчетов по оплате труда

Учет работников, труда и оплаты труда осуществляется в соответствии с утвержденными формами, заполненными в соответствии с требуемыми инструкциями, которые будут перечислены ниже. Учет труда может осуществляться в соответствии с формами Госкомстата [12].
С 1 января 2013 года унифицированные формы не являются обязательными к использованию, но учреждениями и предприятиями они используются, и в учетной политике учреждений часто оговаривается их использование.
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма Т-1) принимается начальником на основании личного заявления работника о приеме на работу. После приема на работу заполняется Личная карточка работника (форма Т-2).
Штатное расписание (форма Т-3) является основанием для начисления заработной платы. В штатном расписании указаны должности работников, плановое количество занимаемых ставок, должностные оклады работников, надбавки. Подсчитан общий итог фонда оплаты труда в месяц.
Если в течение выполнения работником своих трудовых обязанностей появляется необходимость перевода работника на другую работу, то издается Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма Т-5). Перевод может осуществляться по личному заявлению работника или по приказу руководителя. Перевод на нижеоплачиваемую должность осуществляется только с согласия работника.
Одной из социальных гарантий работнику является ежегодного предоставление ему оплачиваемого отпуска. Продолжительность отпусков оговорена в локальном нормативном акте учреждения. В начале года составляется график отпусков (форма Т-7), который подписывается руководителем. На предоставление отпуска в учреждении издается приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6). Работник пишет заявление на предоставление отпуска. В распоряжении на предоставление пишется период, на который предоставляется отпуск.
Если работник решил уволиться с занимаемой службы или происходит увольнение работника по каким-либо другим причинам, то руководителем издается приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма Т-8).
В Положении об учреждении оговорена система стимулирования работников. Для поощрения работников издается приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма Т-11) [8]. Кроме того, для учета заработной платы в казенном учреждении используются следующие формы, показанные в таблице 1.4. [8]
Таблица 1.4 - Формы по учету труда и заработной платы
код Наименование формы
0504421 Табель учета использования рабочего времени
0504401 Расчетно-платежная ведомость
0504402 Расчетная ведомость
0504403 Платежная ведомость
0504425 Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях
Для начисления заработной платы необходимо знать, сколько работник отработал

. Эти данные бухгалтер по начислению заработной платы берет из табеля учета использования рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № 0504421) . Приказом руководителя назначен работник, который отвечает за ведение табеля. Данными, которые отражены в табеле, являются фамилия, имя, отчество работника, его табельный номер, количество дней, которые он отработал. Также в табеле отражаются дни непосещений по причине болезни, нахождение в командировке, отсутствие на работе за свой счет, нахождение в отпуске и другие данные. Табель является очень важным документом, потому что его правильное заполнение отражается на правильности начисления заработной платы, и, кроме того, способствует накоплению данных для анализа использования рабочего времени.
Табель используется для составления расчетно-платежной ведомости (форма № 0504401). В ведомости указывается период (месяц), данные работников, начисленная заработная плата, все удержания из заработной платы, и причитающаяся к выплате заработная плата.
В конце расчетно-платежной ведомости кассиром проставляется надпись о фактически выплаченной сумме и о неполученной сумме оплаты труда. Платежная ведомость (форма № 0504403) составляется в том случае, если разовые расчеты по заработной плате (оплате труда) осуществляются в межрасчетный период.
Все выплаты, осуществляемые работнику в рамках статьи «Заработная плата» подлежат отражению в карточке-справке (форма № 0504417). В ней отражаются все данные работника, занимаемая должность, начисленная заработная плата по месяцам. Этот документ является, по сути, документом, накапливающим сведения по заработной плате работника. На его основании можно рассчитать отпускные. Выплаты по больничному листу, потому что в лицевом счете указаны данные за весь отработанный период.
Когда работник уходит в оплачиваемый отпуск, то ему положены отпускные. Суммы отпускных отражаются в записке-расчете о предоставлении отпуска работнику (форма № 504425). В данном первичном документе указано количество дней отпуска, и произведен подробный расчет отпускных.
Если работник увольняется, и приказ о его увольнении уже подписан, то составляется записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (форма № 0504425). В данном документе делается окончательный расчет причитающейся заработной платы работнику, сумм компенсации за неиспользованный отпуск и другие полагающиеся выплаты.
В учете казенного учреждения учет расчётов по оплате труда отражение операций осуществляется в соответствии с Планом счетов бюджетного учета, установленным Приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению»